Loading...
Public Works Packet 2011 05-17-11AGENDA  PUBLIC WORKS COMMITTEE MEETING  Tuesday, May 17, 2011  6:30 p.m.  City Hall Conference Room  Citizen Comments:  Minutes for Correction/Approval: April 19, 2011  Items Recommended for Consent Agenda:  New Business:  1. PW 2011­25 Downtown Parking Lot Status Update & Alternative Analysis  2. PW 2011­26 Com2 Electronics Recycling Contract Renewal  3. PW 2011­27 Committee Meeting Date and Time  4. PW 2011­28 Water Department Reports for March & April 2011  5. PW 2011­29 Roadway Signs for State Champion YHS Wrestlers  6. PW 2011­30 Nuisance Ordinance for Weeds  7. PW 2011­31 Kendall Marketplace Development/Infrastructure Update  8. PW 2011­32 Saravanos – LOC Call Update  9. PW 2011­33 Cost of Maintaining Bike Trails  10. PW 2011­34 Water Ordinance – Turning on Water Service Prior to Full Bill Payment  11. PW 2011­35 Ordinance Updating Intersection Signage Control  12. PW 2011­36 Sunflower Estates Unit 3 – Warranty Punchlist  13. PW 2011­37 Heartland Circle – Warranty Punchlist  14. PW 2011­38 Game Farm Road/Somonauk Street Project – ROW & Temporary Easement  Acquisition  Old Business:  1. PW 2011­12 802 S. Bridge Street – Proposed Groundwater Ordinance  2. PW 2010­82 Illinois Prevailing Wages Discussion  3. PW 2010­91 Vehicle Registrations for Road Maintenance Fund  Additional Business:  United City of Yorkville  800 Game Farm Road  Yorkville, Illinois 60560  Telephone: 630­553­4350  Fax: 630­553­7575 Public Works Committee  May 17, 2011  Page 2  2010/2011 City Council Goals  Public Works Committee  Goal Elected Officials Staff  Infrastructure planning.  Rob Fredrickson /  Joe Wywrot / Eric Dhuse /  Krysti Barksdale­Noble  Trail planning and pedestrian (with Park Board.) Golinski Laura Schraw / Bart Olson /  Joe Wywrot  Development slow­down issues. Teeling / Gilson Krysti Barksdale­Noble /  Joe Wywrot UNITED CITY OF YORKVILLE  WORKSHEET  PUBLIC WORKS COMMITTEE  Tuesday, May 17, 2011  6:30 PM  CITY HALL CONFERENCE ROOM  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  CITIZEN COMMENTS:  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  MINUTES FOR CORRECTION/APPROVAL:  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  1. April 19, 2011  □ Approved __________  □ As presented  □ Wit h corrections  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  NEW BUSINESS:  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  1. PW 2011­25 Downtown Parking Lot Status Update & Alternative Analysis  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  2. PW 2011­26 Com2 Electronics Recycling Contract Renewal  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  3. PW 2011­27 Committee Meeting Date and Time  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  4. PW 2011­28 Water Department Reports for March & April 2011  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  5. PW 2011­29  Roadway Signs for State Champio n YHS Wrest lers  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  6. PW 2011­30 Nuisance Ordinance for Weeds  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  7. PW 2011­31 Kendall Marketplace Development/Infrastructure Update  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  8. PW 2011­32 Saravanos – LOC Call Update  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  9. PW 2011­33 Cost of Maintaining Bike Trails  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  10.PW 2011­34 Water Ordinance – Turning on Water Service Prior to Full Bill Payment  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  11.PW 2011­35 Ordinance Updating Intersect ion Signage Control  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  12.PW 2011­36 Sunflower Estates Unit 3 – Warrant y Punchlist  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  13.PW 2011­37 Heartland Circle – Warrant y Punchlist  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  14.PW 2011­38 Game Farm Road / Somonauk Street Project – ROW & Temporary Easement Acquisit io n  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  OLD BUSINESS:  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  1. PW 2011­12 802 S. Bridge Street –Proposed Groundwater Ordinance  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  2. PW 2010­82 Illino is Prevailing Wages Discussio n  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________ ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  3. PW 2010­91 Vehicle Registrations for Road Maintenance Fund  □ Moved forward to CC __________ consent agenda? Y     N  □ Approved by Co mmittee __________  □ Bring back to Committee __________  □ Informational Item  □ Notes ___________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  _________________________________________________________________________________  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  ADDITIONAL BUSINESS:  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Public Works  ______________  Agenda Item Number  Minutes  Tracking Number  Minutes of the Public Works Committee – April 19, 2011  Public Works – 5/17/11  Majorit y  Committee Approval  Minute Taker  Name Department 1  UNITED CITY OF YORKVILLE  800 Game Farm Road  Yorkville, IL 60560  PUBLIC WORKS COMMITTEE MEETING  City Hall, Conference Room  Tuesday, April 19, 2011 – 6:30 P.M.  COMMITTEE MEMBERS PRESENT:  Alderman Plocher  Alderman Gilso n  Alderman Teeling  Alderman Munns  OTHERS CITY OFFICIALS PRESENT  Joe Wywrot ­ Cit y Engineer  Eric Dhuse – Public Works Director  Alderman Golinski  Members of the Public Present:  Carlo Colosimo, Resident  Ranier Galligno, Resident  This meeting was called to order at 6:30pm. The minutes for the April 19, 2011,  meet ings were unanimously approved.  Citizen Comments: There were no citizen comments.  New Business:  1. PW 2011 – 22 Route 47 at Walnut Street – Permanent Public Utility &  Drainage Easement  The proposed public utility and drainage easement across the front of two  vacant lots on the west side of Route 47, opposite Walnut Street, would  allow construction of a sanitary sewer across Route 47.  There is an existing  sanitary sewer at the route 47/Walnut intersection, but a shutdown of the  northbound lanes of Route 47 would be required to make the connection.  IDOT has been asked to construct this sewer stub as part of the Route 47  project.  The easement would extend the sanitary sewer past their proposed  storm sewer.  Staff recommends this permanent public utility and drainage  easement be approved.  The Committee agreed to forward to the consent  agenda. 2  2. PW 2011 – 23 Game Farm Road/Somonauk Street – Right­of­Way &  Temporary Easement Acquisition  The proposed MFT appropriation Resolution in the amount of $130,000, is  for the Game Farm Road/Somonauk Street project.  The funds represent  50% of the estimated cost of the ROW and/or temporary easement  acquisition for parcels that related to this roadway project.  The remaining  50% of the acquisition cost would be funded through IDOT.  Though  construction of this project is not planned for a few more years, the ROW’s  and easements need to be acquired prior to obtaining bides for construction.  A total of 36 ROW or easement parcels from 30 separate properties will  need to be acquired.  Currently, the City is in the process of performing this  task for 27 parcels, with the remaining 9 being acquired at a later date.  At  this time, verbal agreements have been reached with the owners of 8  parcels.  Staff recommends that these acquistions be approved, that the  MFT resolution be approved and that the City Council authorize the City  Administrator to execute the necessary documents to complete the  transactions.  Alderman Gilson questioned why 9 of the parcels would be acquired at a  later date.  City Engineer Wywrot stated the remaining 9 parcels are  easements and that is would be more cost effective to wait until closer to  the project beginning to get current appraisals.  Alderman Gilson also  wanted to note is objection to any use of Eminent Domain.  City Engineer  Wywrot stated that is was the City’s goal to negotiate with all of the  property owners and avoid using Eminent Domain to acquire the parcels.  The Committee agreed to forward the matter to the City Council consent  agenda.  3. PW 2011 – 24 Route 47 –Resolution Regarding Shared­Use Path (Route  126 to Somonauk)  The proposed Resolution is being requested by IDOT and states that the  City does not want IDOT to construct a shared­use path along Route 47  between Route 126 and Somonauk Street.  Instead, a sidewalk would be  constructed on both sides of the highway in this section.  IDOT is  requesting this resolution to that they can document that they have properly  followed their Complete Streets requirements.  The Compete Streets policy  requires IDOT to design their projects to accommodate all users, to include  not only motor vehicles but also bicyclists and pedestrians.  The policy also  increased IDOT’s standard funding percentage to 80% for shared­use paths  from 50% with the city paying the balance.  This resolution does not 3  obligate the city to fund any part of the IDOT Route 47 project but states  the city does not want a shared­use path constructed between Route 126  and Somonauk Street, and therefore, will not contribute to funding of that  path.  The Committee agreed to forward this item to the City Council  consent agenda.  Old Business  There was no Old Business at this time.  Additional Business  Alderman Gilso n requested information regarding prevailing wages and the Cit y’s  contracts. Addit ionally, he passed out articles regarding prevailing wages.  There be no further business, the Committee adjourned at 6:40.  Minutes Respectfully Submitted by:  Krist ia RM Leyendecker  Minute Taker Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting & Date:  Synopsis:  Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  See attached staff memorandum.  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  City Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #1  Agenda Item Tracking Number  PW 2011­25  Downtown Parking Lot Status Update  &Alternative Analysis  PW/ May 17, 2011  7/14/09 Authorization to acquire 111 W. Madison Street  CC 2009­60  N/A  Informational Item  Background information and analysis of alternative parking lot locations considered for  replacement downtown parking as a result IDOT widening of IL Route 47.  Krysti Barksdale­Noble, AICP Community Development  Name Department Per your request, please find attached a summary spreadsheet illustrating the multiple alternate locations evaluated by staff in 2009 for a replacement parking lot facility due to IDOT’s widening of IL Route 47. Also, attached is a memorandum from former Community Development Director Travis Miller to the City Council dated July 10, 2009 which provides an analysis and recommendation of the site selection process used in evaluating the potential locations for a new parking facility in the downtown area. Memorandum To: Public Works Committee From: Krysti J. Barksdale-Noble, Community Development Director CC: Bart Olson, City Administrator Date: May 13, 2011 Subject: Downtown Parking Lot Alternative Analysis Parking Lot Alternatives Comments: Pros 113 spaces Cons Cost: $375,000 Lease agreement or acquistion necessary Located on the east side of IL Rte. 47 Comments: Pros Cost: $30-$40K - could be negotiated in TIF for demolition costs Located on west side of IL Rte. 47 Cons Lease agreement/redevelopment agreement necessary 13 spaces Grainco Property Bridge Street Plaza II, LLC (Daniels Property) Parking Lot Alternative A Parking Lot Alternative B C:\Documents and Settings\KNoble\Desktop\Parking Lot Alternatives Parking Lot Alternatives Comments: Pros Parking license agreement already in place. Located on west side of IL Rte. 47 Cons Lease agreement option only 10 spaces Van Emmon ROW Expansion (Mullener, Ingemunson, Larson & Kendall County properties) Comments: Pros Acquisition potential 22 spaces Located on west side of IL Rte. 47 Cons Excavating and retaining wall(s) necessary Acquisition cost AT&T Property Parking Lot Alternative C Parking Lot Alternative D & E C:\Documents and Settings\KNoble\Desktop\Parking Lot Alternatives Parking Lot Alternatives Kendall County Property (Old Jail Parcel) Comments: Pros Acquisition potential Located on west side of IL Rte. 47 20 spaces Potential for deck expansion Historic structure allowed for toursim grant to supplement costs Cons Excavation and retaining wall(s) necessary Kendall County & Larson Properties Comments: Pros Located on west side of IL Rte. 47 Acquistion potential 30 spaces Cons Excavation and retaining wall(s) necessary Parking Lot Alternative F Parking Lot Alternative G C:\Documents and Settings\KNoble\Desktop\Parking Lot Alternatives Parking Lot Alternatives Dearborn Property Comments: Pros Acquistion potential Cons 19 spaces Located farther west from IL Rte. 47 Bridge Street Plaza, Inc. (Daniels property/Main Street ROW) Comments: Pros 26 spaces Cons Located farther west from IL Rte. 47 Lease agreement necessary Parking Lot Alternative I Parkign Lot Alternative H C:\Documents and Settings\KNoble\Desktop\Parking Lot Alternatives Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #2  Tracking Number  PW 2011­26  Com2 Electronics Recycling Contract Renewal  May 17, 2011 Public Works Committee  None None  This recommendation is to renew the contract with Com2 for electronics recycling  for an addit ional 2­year term  Jackie Dearborn Engineering  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #3  Tracking Number  PW 2011­27  Committee Meeting Date and Time  Public Works Committee 5/17/11  PW 11/16/10 Approval o f 2011 PW meeting schedule.  PW 2010­83  Discussion o f future meet ing dates and time.  Meghan Ostreko Clerk’s Office  Name Department Up for discussio n is the day and t ime of future Public Works Committee meet ings.  Below is the meeting schedule that was approved by the committee at the 11/16/10 meet ing:  Public Works Committee 3 rd Tuesday – 6:30 pm  January 18 July 19  February 15 August 16  March 15 September 20  April 19 October 18  May 17 November 15  June 21 December 20  Please discuss whether the Committee would like to continue meet ing on the 2 nd Tuesday o f each  mo nth at 6:30 pm or if you would like to amend that schedule.  Thank you.  Memorandum  To: Public Works Committee  From: Meghan Ostreko, Clerk’s Office  Date: May 11, 2011  Subject: Public Works Committee Meeting Date and Time Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Public Works  _______________  Agenda Item Number  NB #4  Tracking Number  PW 2011­28  Water Department Reports for March & April 2011  Public Works – 5/17/11  Majorit y  Approval  Brian Sorensen Water  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #5  Tracking Number  PW 2011­29  State Champio n sign  Public Works Committee May 17, 2011  Posit ive  Approval  High school wrest ling coach asked if we would install the state champio nship sign.  If IDOT does not offer this program anymore, would the cit y be willing to pay for  the sign.  Eric Dhuse Public Works  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #6  Tracking Number  PW 2011­30  Nuisance Ordinance for Weeds  Public Works Committee May 17, 2011  Discussion o f current ordinance  Eric Dhuse Public Works  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #7  Tracking Number  PW 2011­31  Kendall Marketplace Development / Infrastructure Update  Public Works 5/17/11  Discussio n  Discussion o f punchlist work.  Joe Wywrot Engineering  Name Department Attached find the current punchlist along wit h my corresponding cost estimates for the  commercial component of the Kendall Marketplace development.  The public punchlist is to be funded fro m the SSA Bond Project Account fund. The total  estimated cost of the public work is $2,149,455.20 and the amount in the SSA Bond fund as o f  March 2, 2011 is $2,150,027.47. The private punchlist work is to be funded from the Sales Tax  Bond Improvement fund. The total est imated cost of the private work is $309,600.00 and the  amount in the Sales Tax Bond fund as of March 2, 2011 is $270,003.56.  The Sales Tax Bond fund is about $40,000 below the est imated cost of the private punchlist  work, but if you review the estimate you will see that it includes $100,000 for basin  modifications which would consist of re­landscaping, primarily on the basin bottom. We have  discussed basin re­landscaping internally, and I don’t believe that the actual cost will come near  the estimated cost. The reason is that this basin also includes compensatory storage to account  for a large depressio n that existed on the site prior to development. In order to realize the benefit  of this vo lume the stormwater release rate was reduced far below the normal release rates  established by ordinance. Consequent ly this basin takes a long time to empt y and the basin  bottom is frequently inundated for weeks at a time. This inundation will kill most if not all  “natural” plant ings that we might place on the basin bottom. Therefore, I believe that we should  let Mother Nature landscape the basin bottom for us and to allow whatever plants grow there that  can wit hstand the frequent inundation.  I feel that both the public and private cost estimates are conservative, and that we will have  sufficient funds to complete the punchlist work.  Please place this item on the May 17, 2011 Public Works Committee agenda for discussio n.  Memorandum  To: Bart Olson, Cit y Administrator  From: Joe Wywrot, Cit y Engineer  CC: Lisa Pickering, Deputy Cit y Clerk  Date: May 12, 2011  Subject: Kendall Marketplace – Punchlist Work 8-Oct-10 Cost Estimate Kendall Marketplace - cost to complete commercial public punchlist ItemQuantityUnitUnit PriceCost 1Pay 3 city invoices1LS$6,037.67$6,037.67 2Barricade end of Beecher1LS$1,500.00$1,500.00 3Barricade end of Gillespie1LS$1,500.00$1,500.00 4Public sidewalk both sides Gillespie5500SF$11.00$60,500.00 5Storm 450 repair (Gillespie)1LS$10,000.00$10,000.00 6Construction entrance (Gillespie)1LS$5,000.00$5,000.00 7Silt fence (Gillespie)1LS$5,000.00$5,000.00 8Gillespie Landscaping1LS$35,000.00$35,000.00 Sub-total$124,537.67 Plus 20% contingency$24,907.53 Plus IDOT permit work$2,000,000.00 Total$2,149,445.20 Commercial - private 24-Aug-10 Cost Estimate Kendall Marketplace - cost to complete commercial private punchlist ItemQuantityUnitUnit PriceCost 1Binder repairs (various areas)1LS$30,000.00$30,000.00 2Add stone along Erica Lane1LS$3,000.00$3,000.00 3Curb R/R along Erica1LS$15,000.00$15,000.00 4Storm repairs along entrance drives1LS$35,000.00$35,000.00 5Pave binder along entrance drives1LS$30,000.00$30,000.00 6Private landscaping1LS$45,000.00$45,000.00 7Stormwater Basin Modifications1LS$100,000.00$100,000.00 Sub-total$258,000.00 Plus 20% contingency$51,600.00 Total$309,600.00 Page 1 Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #8  Tracking Number  PW 2011­32  Stagecoach Crossing (Saravanos) – LOC Status  Public Works 5/17/11  Renewal certificates have been received for the two letters of credit for Stagecoach  Crossing. The new expiration for both LOCs is June 30, 2012.  Joe Wywrot Engineering  Name Department City Council Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Police  Human Resources  Public Works  Agenda Item Number  NB #9  Tracking Number  PW 2011­33  N / A  N / A Discussion  Bart Olson Administration  Name Department  Cost of maintaining bike trails  See attached memo.  Public Works Committee – May 17, 2011 At a previous Cit y Council meet ing, Alderman Gilson had asked for just ification on the  communicated cost of maintaining the bike trails contemplated under the bike trail referendum.  Various pieces of communication between staff and elected officials, elected officials and the  public assumed a total yearly cost of $10,000 per year for all 6 bike trails, and an est imate of the  Route 47 expansio n portion at about $2,500 per year.  At the time, I had stated that this estimate was based off o f figures located in the  Integrated Transportation Plan (ITP).  I was incorrect.  The ITP includes construction costs for  each segment and narrates the maintenance standards to be expected, but it does not break those  standards into a maintenance cost.  The figure we used to estimate the $10,000 per year figure  was based on the current maintenance standards on our exist ing trails. We seal coated our trails  for the first time last year, even though some o f our trails have been in place for 10 years or  more.  Further, we have been do ing spot repairs on all o f our trails since they have been built, but  we have been doing less maintenance than is ideal (ideal being a life span beyo nd 25 years and a  smooth ride for users).  The $10,000 per year maintenance cost is accurate if we cont inue to  maintain our bike trails in the same manner in the past (i.e. under­maintaining them).  So what is the cost of maintaining bike trails at an optimum level? The next page  contains a conservative estimate of bike trail maint enance and replacement for the Route 47 bike  trail, to be contemplated under the imminent expansion project.  While this amount is much  greater than the number discussed, it should be noted this est imate is based on an optimum level  of repair and replacement, and this est imate can vary greatly.  Also, the prior reported figures  were for current maintenance levels, so we would expect the actual per year maintenance cost to  be between $2,500 and $5,300 and the Cit y should set aside an addit ional ~$7,000 per year for  replacement of that section after 25 years.  Memorandum  To: Cit y Council  From: Bart Olson, Cit y Administrator  CC:  Date: May 13, 2011  Subject: Cost of maintaining bike trails 25.00 ye ars of trail  l ife  span  2.44 Le ngth of Route 47 trai l i n mil e s  12883.20 Le ngth of Route 47 trai l i n fe e t  4294.40 Le ngth of Route 47 trai l i n yards  10 Width of Route  47 trail  in fe e t  3.333333333 Width of Route  47 trail  in yards  14314.67 Surface  are a of Route  47 trai l, i n square  yards  Maintenance Program  Se al Coat eve ry 3 ye ars (8.33 times in a trail's life span)  0.90 $ Cost pe r square  yard of se al coat, e ach ti me  106,930.56 $ Total cost of se al coating ove r l ife  span of trai l  $0.90 pe r square  yard x  14,314.67 square  yards x  8.3 se al  coats pe r trai l li fe  span  4,277.22 $ Ave rage  ye arl y cost for budge ting, for se al  coati ng  Pothole repair, as ne ede d but assuming 10% of total trail will be  repaired  20.00 $ Cost pe r square  yard of pothole  re pai r  28,629.33 $ Total cost of pothole  re pair ove r l ife  span of trai l  $20 pe r square  yard x 14,314.67 square  yards x  10% of total  trai l  1,145.17 $ Ave rage  ye arl y cost for budge ting, for pothol e  re pai r  Complete replacement of the trail at the  end of it's useful life span  12.00 $ Cost pe r square  yard to re place  the  bi ke  trai l in i t's e ntire ty  171,776.00 $ Total cost of re place me nt of the  trai l  $12 pe r square  yard x 14,314.67 square  yards  6,871.04 $ Ave rage  ye arl y cost for budge ting, for trail  re place me nt  12,293.44 $ Pote ntial ave rage  cost pe r ye ar for mai nte nance  and re pl ace me nt of Route  47 trail City Council Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Police  Human Resources  Public Works  Agenda Item Number  NB #10  Tracking Number  PW 2011­34  N / A  Majorit y  Discussion and direction whether to amend current ordinance  Bart Olson Administration  Name Department  Water ordinance – turning on water service prior to full bill payment  See attached memo.  Public Works Committee – May 17, 2011 Attached is a copy of the section of the Cit y’s water ordinance that addresses shut­off  and turn­on of water service.   In short, water service is shut off after 45 days of non­payment of  a water bill. Once the water has been turned off, complete payment of the delinquent bill is  required.  Under our ordinance, landlords are ultimately responsible for a delinquent utilit y bill.  Renters are allowed to sign up for a utilit y account, and if they mo ve out without reconciling  their bill, the landlord is required to pay the bill before service is turned back on.  Landlords have  protection from this situation through our policies; they can receive a copy of every ut ilit y bill  we send to the renter, or they can opt to pay the bill themselves and roll the amount into the  tenant’s rent. Most landlords have decided to pay the bill themselves and roll the amount into  the tenant’s rent.  This past billing cycle, one landlord was faced wit h a $500 utilit y bill delinquency on a  property in which we had shut off water service.  This was the first shut off for the property and  the landlord, and he pleaded with Cit y staff to allo w him to pay a portion of the bill and have the  water turned on.  Under our ordinance, there is no discretion for staff to waive the requirement  that the bill be paid in full prior to reinstatement of water service.  This is done to prevent  potential misuse of the water turn­on process, by providing the same rules to all ut ilit y billing  customers in the Cit y.  The landlord referenced above understood the policy and the reasons behind it, but  thought that the flexibilit y provided with staff discretion over accepting a portion of the utilit y  bill was more important than the possibilit y that misuse could occur.  He asked Alderman  Teeling to place this item on the agenda for discussion, and ment ioned he would be at the  meet ing to make his case.  While the abilit y to have flexibilit y in the waiver of some fees may be so mething that we  should work towards (i.e. waiver of late fee for a first time late customer?), I am not sure I see  the benefit in allowing service to be reinstated if only partial payment is received.  However, the  implementation of such a policy is a decisio n for the Cit y Council, and could be easily  implemented if the committee desires.  Memorandum  To: Cit y Council  From: Bart Olson, Cit y Administrator  CC:  Date: May 13, 2011  Subject: Water ordinance – turning on water service prior to full bill  payment 7-5-5-2: BILLS FOR SERVICE; DELINQUENCIES: A. Rendition Of Bills; Payment: Bills for water furnished shall be mailed on or about July 1, October 1, January 1 and April 1 of each year, and all bills and charges for water rents and other services are payable at the office of the city treasurer or collector. (Ord. 1982-9, 3-25-1982) B. Delinquent Bills: All charges for water shall be due and payable on rendition by mail of a notice of amount to the owner or tenant and shall become delinquent at the expiration of thirty (30) days from said date of mailing, and for the purpose of enforcing the lien as provided by statute, the fortieth day following the first day of the respective quarter is hereby fixed as a delinquency date. (Ord. 1982-9, 3-25-1982; amd. 1994 Code) C. Shutoff Of Water For Nonpayment; Turnon Fee; Payment Plan: Ten (10) days after a bill shall become delinquent, the water may be shut off from the premises, and shall not be turned on until all back rentals and charges are paid, together with a five dollar ($5.00) fee for turning on the water when service is located within the city limits; said fee shall be ten dollars ($10.00) plus all back rentals and charges when service is located beyond the city limits; provided however, at the discretion of the city finance director, a water service customer may enter into a payment plan with the city in order to avoid water shutoff. In this event, the water service customer shall pay the entirety of the current monthly charges, plus a portion of the delinquent charges as determined by the city finance director, so long as all delinquent sums are paid in full within eighteen (18) months. Nothing in this section shall obligate the city to enter into a payment plan with a water service customer. (Ord. 2010-14, 3-9-2010) D. Additional Deposit Required: In the event a water user becomes more than ten (10) days delinquent on two (2) or more separate occasions, the user may be required to furnish an additional deposit to the city in an amount equal to one estimated bill or not less than twenty five dollars ($25.00), and twenty five dollars ($25.00) in the case of all other property, and the city may refuse to turn said water on again until the aforesaid deposit has been received. (Ord. 1982-9, 3-25-1982) 7-5-8: WATER SHUTOFFS AND TURNONS: A. Authority To Shut Off Water; Nonliability: The city shall not be held responsible by reason of the breaking of any service pipe or apparatus, or for failure in the supply of water. The city, when necessary, without notice, may shut the water off in its mains for the purpose of making repairs or extensions or for other purposes. No claims shall be made against the city by reason of the breakage of any service pipe or service cock, or from other damage that may result from the shutting off of water for repairing, laying or relaying mains, hydrants or other connections. (Ord. 1974-69, 10-24-1974) B. Requests For Water Shutoff And Turnon: 1. Water Shutoff: Owners or consumers desiring to discontinue the use of water shall give notice thereof, in writing, to the superintendent of public works or the city treasurer or collector, who shall then cause the water to be turned off. Water rents or charges for services shall be made until such notice is given. When water service is discontinued, all water rentals for such service shall become due and payable. When water service is again desired after having been discontinued, a charge of five dollars ($5.00) shall be made and collected before turning on water and renewing service. 2. Water Turnon: In turning on water, the city council or the water department shall not be responsible for any damage that may occur by reason of improper fixtures, open or improper connections, or for any other causes. (Ord. 1974-69, 10-24-1974; amd. 1994 Code) Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #11  Tracking Number  PW 2011­35  Ordinance Updat ing Intersection Signage Control  May 17, 2011 Public Works Committee  Majorit y  Approval  This ordinance would establish lists where intersection signage control is enforced  throughout the city and the procedure for updating those lists.  Joe Wywrot Engineering  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #12  Tracking Number  PW 2011­36  Sunflower Estates Unit 3 –Warrant y Punchlist  May 17, 2011 Public Works Committee  Majorit y  Approval  Reco mmend calling the developer’s bond if the warranty punchlist is not completed  by June 10, 2011.  Joe Wywrot Engineering  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #13  Tracking Number  PW 2011­37  Heartland Circle – Warranty Punchlist  May 17, 2011 Public Works Committee  Majorit y  Approval  Reco mmend calling the developer’s bond if the warranty punchlist is not completed  by June 10, 2011.  Joe Wywrot Engineering  Name Department Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  NB #14  Tracking Number  PW 2011­38  Game Farm Road/Somonauk Street Project – ROW & Temporary Easement Acquisit io n  May 17, 2011 Public Works Committee  Majorit y  Approval  Reco mmend that the Cit y Administrator be authorized to approved acquisit io n and  Payments for 27 parcel transact ions, subject to available funding.  Joe Wywrot Engineering  Name Department The Cit y Council appropriated MFT funds at their April 26 th meeting to pay for right­of­way and  easement acquisit io ns related to 27 parcels for the Game Farm/So monauk project. We have since  received signed documents from two property owners, and wish to record those documents and  pay the owners.  Rather than sending each individual parcel acquisit io n to the City Council for approval, I  recommend that the Cit y Administrator be authorized to approve and execute the documents  necessary to complete these 27 acquisit io n transactio ns. I also recommend that the Cit y  Administrator be authorized to approve payments to the individual property owners, subject to  available funding approved for this task by the City Council.  Please place this item on the Public Works Committee agenda of May 17, 2011 for  consideration.  Memorandum  To: Bart Olson, Cit y Administrator  From: Joe Wywrot, Cit y Engineer  CC: Rob Fredrickson, Finance Director  Lisa Pickering, Deputy Cit y Clerk  Date: May 12, 2011  Subject: Game Farm Road/Somonauk Street Project ­  Right­of­Way and Temporary Easement Acquisit ion Agenda Item Summary Memo  Title:  Meeting and Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Consultant  _______________  Agenda Item Number  OB #1  Tracking Number  PW 2011­12  802 S. Bridge Street –Proposed Groundwater Ordinance  Public Works 5/17/11  CC 4/26/11 Tabled back to PW Committee  PW 2011­12  Majorit y  Approval  This ordinance would allo w the Illino is EPA to issue a No Further Remediation  Letter to property owner.  Joe Wywrot Engineering  Name Department ORDINANCE NO. 2011­____  AN ORDINANCE PROHIBITING THE USE OF GROUNDWATER AS A POTABLE  WATER SUPPLY BY THE INSTALLATION OR USE OF POTABLE WATER SUPPLY  WELLS OR BY ANY OTHER METHOD  (802 SOUTH BRIDGE STREET)  WHEREAS, certain property in the United Cit y of Yorkville, Illino is commo nly known  as 802 South Bridge Street has been used over a period of time for commercial and industrial  purposes including as a gas station; and  WHEREAS, because of said use, concentrations of certain chemical const ituents in the  groundwater beneath the property legally described in Exhibit A, attached hereto and made a part  hereof by reference, (the “Property”) may exceed Class I groundwater qualit y standards for  potable resource groundwater as set forth in 35 Illino is Administrative Code 620 or Tier 1  remediation objectives as set forth in 35 Illino is Administrative Code 742; and  WHEREAS,the United Cit y o f Yorkville desires to limit potential threats to human  healt h fro m groundwater contamination while facilitating the redevelopment and productive use  of the property that is the source of said chemical constituents; and  WHEREAS,the United Cit y o f Yorkville desires to accomplish these goals by  prohibit ing the use of groundwater as a potable water supply fro m the Property legally described  in Exhibit A generally described as 802 South Bridge Street and the adjacent right­of­way o f  Orange Street and as shown on Exhibit B, attached hereto and made a part hereof by reference.  NOW, THEREFORE, BE IT ORDAINED by the Mayor and Cit y Council of the  United Cit y o f Yorkville, Kendall Count y, Illino is, as fo llows:  Section 1.  That the above recitals are incorporated herein and made a part hereof.  Section 2. Use of groundwater as a potable water supply prohibited.  The use or attempt to use groundwater as a potable water supply fro m within the area shown on  Exhibit B by the installation or drilling of wells or by any other method is prohibited, including  at points of withdrawal by the United Cit y o f Yorkville. The limited groundwater ordinance area  includes the property associated with the area legally described in Exhibit A, including PIN #05­  38­479­001,and a portion of the right­of­way o f Orange Street which adjo ins the subject  property as shown on Exhibit B.  Section 3. Penalt ies  Any person vio lating the provisio ns o f this Ordinance shall be subject to a fine o f up to $1000.00  for each vio lation. Section 4. Definit ions  “Person” is any individual, partnership, co­partnership, firm, company, limited liabilit y  company, corporation, association, jo int stock company, trust, estate, polit ical subdivisio n, or  any other legal ent ity, or their legal representatives, agents, or assigns.  “Potable Water” is any water used for human or domestic consumption, including but not limited  to, water used for drinking, bathing, swimming, washing dishes, or preparing foods.  Section 5. Repealer  All ordinances or parts of ordinances in conflict with this Ordinance are hereby repealed inso far  as they conflict with this Ordinance.  Section 6. Severabilit y  If any provisio n of this Ordinance or its application to any person or under any circumstances is  adjudged invalid, such adjudicat ion shall not affect the validit y o f the Ordinance as a who le or of  any portion not adjudged invalid.  Section 7. Effect ive Date  This Ordinance shall be in full force and effect from and after its passage, approval and  publicat ion as required by law.  Passed by the Cit y Council of the United Cit y o f Yorkville, Kendall Count y, Illino is this  ________ day of ____________________, 2011.  ______________________________  CITY CLERK  ROSE SPEARS ________ DIANE TEELING ________  GEORGE GILSON, JR. ________ JACQUELYN MILSCHEWSKI________  CHRIS FUNKHOUSER ________ MARTY MUNNS ________  CARLO COLOSIMO ________ LARRY KOT ________  Approved by me, as Mayor of the United Cit y o f Yorkville, Kendall Count y, Illino is, this  _____ day of _______________ 2011.  ______________________________  MAYOR Exhibit A  Lot 1 of Johnson & Hughes Subdivisio n, being a subdivisio n of part of the Southeast Quarter of  Section 32, Township 37 North, Range 7 East of the Third Principal Meridian, recorded July 13,  1959 and documented in Bristol Township Book 6 and stored in hanging file 129B of the Kendall  County Recorder’s Office, and commo nly known as 802 South Bridge Street in the United Cit y of  Yorkville, Kendall Count y, Illino is and also that part of the public right­of­way of Orange Street  immediately adjacent to and north of said Lot 1. City Council Agenda Item Summary Memo  Title:  City Council / Committee Agenda Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Police  Human Resources  Public Works  Agenda Item Number  OB#2  Tracking Number  PW 2010­82  N / A  N / A Discussion  Bart Olson Administration  Name Department  Illino is Prevailing Wage Act ­ discussio n  See attached memo.  Public Works Committee – May 17, 2011 UNITED CITY OF YORKVILLE  CONTRACT DOCUMENTS  FOR  PALMER COURT  ROADWAY IMPROVEMENTS  Prepared by:  Engineering Department City of Yorkville  NOTICE TO BIDDERS  1. Time and Place of Opening Bids:  Notice is hereby given that the United City of Yorkville, Illinois, acting through the Engineering  Department, will receive sealed bids at the Yorkville City Office, 800 Game Farm Road,  Yorkville, Illinois until March 7, 2008 at 11:00 am, local time, for the construction of roadway  improvements and appurtenances, at which time the bids will be publicly opened and read. Bids  will be acted upon by the Mayor and City Council.  2. Description of Work:  The proposed work is officially known as "PALMER COURT ROADWAY IMPROVEMENTS",  and is further described as 2080 SY of pavement removal, miscellaneous curb and pavement  patching, 305 TONS of bituminous binder course, 183 TONS bituminous surface course, and  associated work on Palmer Court, all as further described in the plans and special provisions for  the said work prepared by the City of Yorkville.  3. Availability of Contract Documents:  Contract documents are on file at the Yorkville City Office, 800 Game Farm Road, Yorkville,  Illinois, 60560. Prospective bidders may obtain contract documents at the Yorkville City Office  upon a non­refundable payment of $25.00. Prospective bidders must be pre­qualified by IDOT,  and submit a copy of the pre­qualification certificate to the city.  4. Bid Security:  All bid proposals must be accompanied by a bid bond, certified check, bank cashier's check or  bank draft payable to the United City of Yorkville for five (5%) percent of the amount of the bid  as provided in the instructions to bidders. No proposals or bids will be considered unless  accompanied by such bond, check, or draft.  5. Prevailing Wage Rate:  Not less than the prevailing rate of wages found by the United City of Yorkville, the Department  of Labor, or determined by a court of review shall be paid to all laborers, workmen, and  mechanics performing work under any contract for the proposed work.  6. Contract Bond: The successful bidder for the work will be required to enter into a bond equal to one hundred  percent (100%) of the amount of the bid, with sureties to be approved by the Mayor and City  Council. Entering into the contract for said work shall be conditioned upon the proper and faithful  performance by the contractor of the work specified, payment of services and labor in accordance  with the contract documents therefore, and in compliance with 30 ILCS 550/1, and all city  ordinances which may apply.  7. Rejection of Bids:  The United City of Yorkville, through the Mayor and City Council, reserves the right to defer the  Award of Contract for a period not to exceed 60 calendar days after the date bids are to be  received, and to accept or reject any or all proposals and to waive technicalities.  United City of Yorkville  _________________________  JACKIE MILSCHEWSKI  City Clerk P­1  PROPOSAL  TO THE OWNER, United City of Yorkville,  1. Proposal of _____________________________________________________  (Name and address of bidder)  ____________________________________________________________________  for the work, designated in Paragraph 2 below, by the construction of roadways and associated  work.  2. The contract documents are those prepared by the City of Yorkville, and are designated  "PALMER COURT ROADWAY IMPROVEMENTS”.  3. In submitting this proposal, the undersigned declares that the only persons or parties  interested in the proposal as principals are those named herein; and that the proposal is made  without collusion with any other persons, firm, or corporation.  4. The undersigned further declares that he has carefully examined the proposal, contract  documents, form of contract bond, and special provisions, that he has inspected in detail the  site(s) of proposed work, that he has familiarized himself with all of the local conditions affecting  the contract and the detailed requirements of the work, and understands that in making this  proposal he waives all rights to plead any misunderstanding regarding the same.  5. The undersigned further understands and agrees that if this proposal is accepted he is to  furnish and provide all necessary machinery, tools, apparatus and other means of labor, and to do  all of the work, and to furnish all of the materials specified in the contract documents, in the  manner and at the time therein prescribed, and in accordance with the requirements therein set  forth.  6. The undersigned declares that he understands that the quantities mentioned are  approximate only, and that they are subject to increase or decrease; that he will take in full  payment therefore the amount and summation of the actual quantities, as finally determined,  multiplied by the unit price shown in the schedule of prices contained herein.  7. The undersigned further agrees that the unit prices submitted herewith are for the purpose  of obtaining a gross sum, and for use in computing the value of extras and deductions; that if  there is a discrepancy between the gross sum bid and that bid resulting from the summation of  quantities multiplied by their respective unit prices, the latter shall apply.  8. The undersigned further agrees that if the Owner decides to extend or shorten the work,  or otherwise alter it by extras or deductions, including the elimination of any one or more items, P­2  as provided in the contract documents, he will perform the work as altered, increased or  decreased at the contract unit prices.  9. The undersigned further agrees that the Engineer may at any time during the progress of  the work covered by this contract order other work or materials incidental thereto and that all  such work and materials as do not appear in the proposal or contract as a specified item  accompanied by a unit price, and which are not included under the bid price for other items of this  contract, shall be performed as extra work, and that he will accept as full compensation therefore  the actual cost, to be determined as provided in the specifications.  10. The undersigned further agrees to execute a contract for this work and present the same  to the Owner within fifteen (15) days after the notice of the award of the contract to him.  11. The undersigned further agrees that he and his surety will execute and present to the  Owner within fifteen (15) days after the notice of award of the contract, a contract bond  satisfactory to and in the form prescribed by the Owner, in the penal sum of one hundred (100%)  percent of the full amount of the contract, guaranteeing the faithful performance of the work in  accordance with the terms of the contract, and for the payment of all persons performing labor  and furnishing material in connection with this contract.  12. The undersigned further agrees to be available to begin the work no later than ten (10)  days after the execution and approval of the contract and contract bond, unless otherwise  provided, and to prosecute the work in such manner and with sufficient materials, equipment, and  labor as will insure it's completion within the time limit specified herein, it being understood and  agreed that the completion within the time limit is an essential part of the contract. The  undersigned agrees to complete the work by August 31, 2008, unless additional time shall be  granted by the City in accordance with the provisions and specifications. In case of failure to  perform the work as specified herein, the undersigned agrees that the Owner shall withhold from  such sums as may be due him under the terms of this contract, the costs set forth in the  specifications, which costs shall be considered and treated not as a penalty but as damages due the  Owner from the undersigned by reason of inconvenience to the public, added cost of supervision,  and other items which have caused an expenditure of public funds resulting from the failure of the  undersigned to perform the work within the time specified in the contract.  13. In consideration of the mutual covenants and agreements herein contained, and other good  and valuable consideration received and to be received, the undersigned hereby agrees as follows:  a. To comply with all applicable laws, regulations, and rules promulgated by any  Federal, State, County, Municipal and/or other governmental unit or regulatory  body now in effect or which may be in effect during the performance of the work.  Included within the scope of the laws, regulations and rules referred to in this P­3  paragraph but in no way to operate as a limitation, are all forms of traffic  regulations, public utility and Intrastate Commerce Commission regulations,  Workmen's  Compensation Laws, Prevailing Wage Laws, the Social Security  Act of the Federal Government and any of its titles, FEPC or FEOC statutory  provisions and rules and regulations.  b. To protect, indemnify, hold and save harmless and defend the City against  any and all claims, costs, causes, actions and expenses, including but not  limited to reasonable attorney's fees incurred by reason of a lawsuit or claim for  damages or compensation arising in favor of any person, corporation or other  entity, including the employees or officers or independent contractors or  subcontractors of the undersigned or City, on account of personal injuries or  death, or damages to property occurring, growing out of, incident to, or resulting  directly or indirectly from the performance by the undersigned or subcontractors  or their officers, agents or employees hereunder, whether such loss, damage,  injury or liability is contributed to by the negligence of the City, it's officers,  agents, employees, independent contractors, or by premises themselves or any  equipment thereon whether latent or patent, or from other causes whatsoever,  except that the contractor shall have no liability or damages or the costs  incident thereto caused by the sole negligence of the City.  c. To keep in force, to the satisfaction of the City, at all times during the  performance of the work referred to above, Broad Form, Public Liability  Insurance including contractual liability and Automobile Liability Insurance with  Bodily Injury each with limits of not less than $1,000,000, Broad Form Property  Damage Insurance with limits of not less than $500,000 and workers  compensation and related insurance coverage at amount required by statute.  The undersigned agrees that at any time upon demand of the City, proof of  such insurance coverage will be submitted to the City. There shall be no  additional charge for said insurance to the City. The undersigned will furnish  certificates of insurance for the insurance coverage required herein, naming the  City as an additional insured and providing that such policies may not be  canceled or amended without thirty days prior written notice having been given  to the City.  d. To furnish any affidavit or certificate, in connection with the work covered by  this agreement as provided by law.  e. To indemnify the City for any loss it may sustain by theft or other cause from  the acts or negligence of the employees of the undersigned or of his  subcontractors.  f. Whenever in this Agreement the term City is used with regard to the P­4  obligation of the undersigned to indemnify, hold harmless or defend, the word  City shall include the officers, agents, employees and independent  contractors of the City. It is mutually understood and agreed that the  undersigned shall have full control of the ways and means of performing the  work referred to above and that the undersigned or his/it's employees,  representatives or subcontractors are in no sense employees of the City, it  being specifically agreed that in respect to the City, the undersigned and any  party employed by the undersigned bear the relationship of an independent  contractor.  14.     The undersigned hereby certifies that he is not barred from bidding upon or executing a  contract for this project as a result of a violation of either Sections 33E­3 or 33E­4 of 720 ILCS  5/33E.  15. Accompanying this proposal is bid bond, bank draft, bank cashier's check, or certified  check complying with the requirements of the specifications and contract documents, made  payable to the United City of Yorkville. The amount of the bond, draft, or check is ($                  ) .  If this proposal is accepted and the undersigned shall fail to execute a contract and contract bond  as required herein, it is hereby agreed that the amount of the bond, draft, or check shall become  the property of the Owner, and shall be considered as payment of damages due to delay and other  causes suffered by the Owner because of the failure to execute said contract and contract bond;  otherwise said bond, draft, or check shall be returned to the undersigned.  ATTACH BID BOND, BANK DRAFT, BANK CASHIER'S CHECK  OR CERTIFIED CHECK HERE. P­5  BID PROPOSAL  The undersigned submits herewith his schedule of prices covering the work to be performed under  this contract; he understands that he must show in the schedule the unit prices for which he  proposes to perform each item of work, that the extensions must be made by him, and that if not  so done his proposal may by rejected as irregular.  ******************************************************************************  *****************************************************************************  UNIT  NO. ITEM UNIT QUANTITY PRICE TOTAL  1. Bituminous Surface Removal, 4” SY 2080  2. Aggregate Base Repair TON 150  3. Geotechnical Fabric for Ground SY 250  Stabilization  4. Comb. Curb & Gutter Rem & Repl FT 300 ________ ____________  5. Manhole to be Adjusted EA 1  6. Butt Joint FT 27  7. Bit. Drive Rem and Repl SY 75  8. PCC Drive Rem and Repl SY 175  9. Preparation of Base SY 2080  10. Bit. Materials (Prime Coat) GAL 708  11. Bit. Binder Course, 2.5” TON 305  12. Bit. Surface Course, 1.5” TON 183  13. Crack Filling FT 950  14. Landscape Restoration SY 100  15. Traffic Control EA 1  TOTAL BID $_______________________  ******************************************************************************  ****************************************************************************  (Seal)  (If an Individual) Signature of Bidder  Business Address P­6  ******************************************************************************  (Seal)  (If a Partnership) Firm Name  Signed By  Business Address  (Insert names and  addresses of all  Partners of the Firm)  ******************************************************************************  (If a Corporation) Corporate Name  Signed By  President  Business Address  (Corporate Seal)  (Print names of officers) President  Secretary  Treasurer  Attest: ______________________  Secretary SP­1  SPECIAL PROVISIONS  The following Special Provisions supplement the "Standard Specifications for Road and Bridge  Construction", 2007 edition, the “Supplemental Specifications and Recurring Special Provisions”,  dated 1/1/08, the "Manual on Uniform Traffic Control Devices", 2003 edition, included herein by  reference which apply to and govern the proposed improvement designated as "PALMER  COURT ROADWAY IMPROVEMENTS”. The following Special Provisions supplement said  standards and criteria, and in case of conflict with any part or parts of said standards and criteria,  these Special Provisions shall take precedence and govern.  ******************************************************************************  DESCRIPTION OF WORK: This project mainly consists of pavement removal and replacement,  CC&G patching, and related improvements on Palmer Court for a net distance of 483 feet (0.092  miles) located in Yorkville, Illinois. Refer to the plans and these special provisions for more  details.  BID SECURITY: Bid security shall be in the form of a bid bond, bank draft, certified or cashier's  check in the amount of five (5%) percent of the bid proposal.  MATERIAL CERTIFICATION: The Contractor shall furnish certifications to the Engineer from  all suppliers for all materials except those to be inspected by the Engineer. The statements shall  certify that the materials comply with the requirements of the Standard Specifications and these  special provisions. No payment will be made for any items or materials until proper certification is  submitted to the Engineer.  MATERIAL TICKETS: The Contractor shall furnish the Engineer with material delivery tickets  for all materials furnished in conjunction with the construction of the project including, but not  limited to, aggregate, bituminous materials for prime coat, all bituminous mixes, and concrete.  The delivery tickets shall be given to the Engineer each day at the end of the working day.  BASELINES: All work shall be constructed in accordance with the lines as shown on the  drawings or as given by the Engineer. Responsibility for keeping alignment shall belong to the  Contractor.  Lines shall be set by the Engineer as construction progresses. The Contractor shall  use line references, as established by the Engineer, to establish his own working or construction  lines as required at his own expense and shall be solely responsible for the accuracy thereof. The  Contractor's work shall be subject to check and review of the Engineer. The Contractor shall  safeguard all lines from damage by his operations, and shall replace at his expense such damaged  markers as determined by the Engineer. The Contractor shall safeguard all property corners,  monuments, and marks adjacent to but not related to the work, and if required shall bear the cost  of restoring these if damaged or moved during construction. SP­2  PERIODIC CLEANUP: The contractor shall perform general cleanup of the worksite at least  twice a week. The contractor shall try to have all driveways open at the end of each workday.  This work shall not be paid for separately, but shall be considered incidental to the contract.  PROTECTION AND RESTORATION OF PROPERTY: The contractor shall remove all  mailboxes within the limits of construction that interfere with construction operations and shall  erect them at temporary locations.  As soon as construction operations permit, he shall set the  mailboxes at their permanent location.  The contractor shall properly protect all private property  and improvements encountered in the construction of this work and shall, without extra  compensation, repair, restore, or relocate any such property and improvements damaged by him in  a manner satisfactory to the owner.  BITUMINOUS SURFACE REMOVAL, 4”: This item shall be performed in accordance with  Section 440 of the Standard Specifications. The existing bituminous layer is estimated to be about  3” thick; therefore this item shall also include the removal of some aggregate base course to  achieve the full 4” thickness removal.  PCC DRIVE REM & REPL: This item consists of saw cutting, removing, and disposing of  existing Portland Cement Concrete driveways as necessary, and replacing with 6 inches of  Portland Cement Concrete over the existing aggregate base course. The PCC shall be finished and  cured in conformance with the standard specifications, and have a strength of 3500 psi after 28  days. The contractor shall tool or saw­cut contraction joints in the new driveway pavement to  match the existing driveway. Payment shall be on a square yard basis, complete and in place.  AGGREGATE BASE REPAIR: This item consists of excavating unsuitable base course and  subgrade areas to the depth indicated by the Engineer, and placing and compacting granular base  course, Type B. Material gradation will be CA­3 unless directed otherwise by the engineer. This  work shall be paid for at the contract unit price per TON, including excavation and disposal of  unsuitable base, placement of new aggregate, and compaction and proof rolling of the new  aggregate.  GEOTECHNICAL FABRIC FOR GROUND STABILIZTION: In addition to the requirements  of Section 210 of the standard specifications, the contractor shall overlap the sides of any  undercut excavation at least 12 inches. The geotechnical fabric shall be Amoco 2002 or approved  equal. Geotechnical fabric shall be paid for at the contract unit price per SQUARE YARD.  COMB. CURB & GUTTER REMOVAL AND REPLACEMENT: This item consists of  removing and replacing existing combination curb & gutter at locations indicated on the plans or  as directed by the Engineer. Curbing shall be constructed with the same horizontal alignment and  at elevations and slopes required to provide positive drainage along the street. New curb shall  have two No. 4 rebar placed continuously along its length, except at expansion joints. Existing SP­3  curb shall be drilled and two No. 4 rebar shall be grouted in place at points of connection to new  curb. Payment shall be made on a linear foot basis as measured along the flowline, complete and  in place.  MANHOLE TO BE ADJUSTED: This item shall be constructed in accordance with Section 602  of the standard specifications. This item also includes the installation of an Infi­Shield external  protective rubber jacket, sealing the casting to the structure. This item shall be paid for on an  EACH basis, complete and in place.  BUTT JOINT: This item consists of cutting a smooth vertical surface through existing bituminous  pavement to allow for removal. Cutting shall be performed with a saw blade capable of cutting  through the entire thickness of the item being cut. This item shall be performed at all locations  where the proposed pavement meets existing pavement, or at locations designated in the field by  the Engineer. This item also includes a temporary ramp made of aggregate, millings, or asphalt for  construction and local traffic to use while the roadway is under construction. Payment for BUTT  JOINT shall be paid for at the contract unit price per foot of sawcut, for each location where a  continuous butt joint is required.  PREPARATION OF BASE: This item consists of shaping, compacting, proof­rolling and string­  lining the remaining aggregate base course to the dimensions indicated on the typical section prior  to paving binder course. Proof­rolling shall be made with a tandem­axle truck with a net weight of  at least 14 tons as many times as necessary until a satisfactory test is witnessed. This item shall be  paid for on a square yard basis.  CRACK FILLING: This item consists of sealing the joint at the edge of pavement on Palmer  Court. The work shall conform to Section 451 of the Standard Specifications. Payment shall be  made on a linear foot basis, complete and in place.  LANDSCAPE RESTORATION: This item shall be performed in accordance with Section 250  and 251 of the Standard Specifications. Pulverized topsoil shall be provided as necessary.  Seeding shall be Class 1A. Nitrogen, Phosphorus, and Potassium fertilizer nutrients shall be  applied at the rates indicated in the Standard Specifications.  Mulching shall be an erosion control  blanket. Payment shall be made at the contract unit price per square yard for topsoil, seeding,  fertilizing, and mulching, and after a healthy stand of grass has been established.  TRAFFIC CONTROL AND PROTECTION: Traffic control shall be in accordance with the  applicable sections of the Standard Specifications for Road and Bridge Construction, the  applicable guidelines contained in the Illinois Manual on Uniform Traffic Control Devices for  Streets and Highways, these special provisions, and any special details and Highway Standards  in the Standard Specifications for Traffic Control Items. The contractor shall keep the roadway  open to local traffic to the greatest extent possible.  Special attention is called to the following sections of the Standard Specifications: SP­4  Standard Specifications:  Section 701 – Work Zone Traffic Control  Section 702 – Work Zone Traffic Control Devices  All applicable traffic control standards required will be paid for at the contract unit price on an  EACH basis. L. EMPLOYMENT AND PREVAILING WAGE LAWS 1. Contractors will be required to comply with all laws, including those relating to the employment of labor and the payment of the general prevailing rate of hourly wages in the locality in which the work is to be performed for each craft or type of worker or mechanic need to execute the contract or perform such work, also the general prevailing rate for legal holiday and overtime work (including, but not necessarily limited to Ill.Rev.Stat.ch. 48, pars. 39n -39s, "Wages of Employees on Public Works") as ascertained by the City or by the Department of Labor for Kendall County, Illinois shall be paid for each craft or type of worker needed to execute the contract or to perform such work.(See attached sheets.) 2. The bidder shall require all subcontractors (if any) to conform with said laws, and bidder agrees to indemnify owner for any and all violations of said laws and any rules and regulations now or hereafter issued pursuant to said laws by bidder, his subcontractor, and/or anyone working through or on behalf of bidder or bidder's subcontractors. 3. While participating on public works, the contractor and each subcontractor shall: a. Make and keep, for a period of not less than 3 years, records of all laborers, mechanics, and other workers employed by them on the project; the records shall include each worker’s name, address, telephone number when available, social security number, classification or classifications, the hourly wages paid in each pay period,the number of hours worked each day, and the starting and ending times of work each day; and b. Submit monthly, in person, by mail, or electronically a certified payroll to the City. The certified payroll shall consist of a complete copy of the records identified in paragraph (a). • The certified payroll shall be accompanied by a statement signed by the contractor or subcontractor which avers that: (i) such records are true and accurate; (ii) the hourly rate paid to each worker is not less than the general prevailing rate of hourly wages required by this Act; and (iii) the contractor or subcontractor is aware that filing a certified payroll that he or she knows to be false is a Class B misdemeanor. A general contractor is not prohibited from relying on the certification of a lower tier subcontractor, provided the general contractor does not knowingly rely upon a subcontractor’s false certification. Any contractor or subcontractor subject to this Act who fails to submit a certified payroll or knowingly files a false certified payroll is in violation of this Act and guilty of a Class B misdemeanor. c. Upon 2 business days’ notice, the contractor and each subcontractor shall make available for inspection the records identified in this Section to the City its officers and agents, and to the Director of Labor and his deputies and agents. Upon 2 business days’ notice, the contractor and each subcontractor shall make such records available at all reasonable hours at a location within this State. See attached sheets for Kendall County Prevailing Wage Rates for November 2010. PREVAILING WAGE AFFIDAVIT I, _______________________________________ on oath hereby state and certify that President __________________________________ pursuant to a contract dated_____________________. Company with the United City of Yorkville, an Illinois Municipal Corporation, has complied and will comply with all laws, including those relating to the employment of labor and the payment of the current general prevailing rate of hourly wages for each craft or type of worker or mechanic needed to execute the contract or perform such work, also the current general prevailing rate for legal holiday and overtime work, as ascertained by the Illinois Department of Labor for Kendall County, Illinois, and those prevailing rates are paid and shall be paid for each craft of type of worker needed to execute the aforesaid contract or to perform such work. ___________________________ Signature SUBSCRIBED AND SWORN TO before me this _______________day of _______________________, 2010. ______________________________ Notary Public City Council Agenda Item Summary Memo  Title:  City Council / Committee Agenda Date:  Synopsis:  Council Action Previously Taken:  Date of Action: Action Taken:  Item Number:  Type of Vote Required:  Council Action Requested:  Submitted by:  Agenda Item Notes:  Reviewed By:  Legal  Finance  Engineer  Cit y Administrator  Police  Human Resources  Public Works  Agenda Item Number  OB #3  Tracking Number  PW 2010­91  N / A  Majorit y  Discussion and direction on whether to proceed with study  Bart Olson Administration  Name Department  Vehicle Registrations for Road Maintenance Fund  See attached memo.  Public Works Committee – May 17, 2011 This item was tabled at a Public Works Committee meet ing several mo nths ago.  At the  time, the Committee was interested in analyzing the creation of a vehicle st icker program that  would be used to fund road construction and maintenance.  Since that meeting, the Cit y Council  has given a unanimous reject ion of the implementation of a vehicle st icker program (at the  March 22 nd Cit y Council meet ing).  Staff is seeking direction fro m the committee on whether a vehicle st icker program  should st ill be researched and presented at a future Public Works committee meet ing.  Memorandum  To: Cit y Council  From: Bart Olson, Cit y Administrator  CC:  Date: May 13, 2011  Subject: Vehicle st ickers