Loading...
Police Pension Packet 2011 02-08-11Yorkville Police Pension Fund Board  804 Game Farm Road  Yorkville, Il 60560  (630) 553­4340  5:00PM on February 08, 2011  Police Department Conference Room  Agenda  Meet ing Call to Order:  Roll Call:  Previous Meet ing Minutes: November 9, 2010  Communicat ions:  Monthly Treasurer’s Report: as of Jan 31, 2011  Bills for Payment:  Cary Co llins: Attorney $ 100.00  MVT Management Fee: (Oct –Dec 2010) $ 4520.00  From Schwab Acct: 3137­9036  IPPAC Membership Fee: $ 250.00  William Powell $ 125.00  Todd Overmyer Seminar Reimbursement $ 313.08  Total Bills for Payment:                                 $ 5308.08  Invest ments:  Progress Reports from Mitchell, Vaught, and Taylor  Money transfers fro m YNB to Charles Schwab & Co  Pay to: Charles Schwab & Co.  Mail to: Institutional Client Service Group  P. O. Box 628290  Orlando, Fl 32862­9906  Unfinished Business:  House Bill 4603: Creditable Service: Buyback Letters for file. Officer Miko lasek completed.  New Business:  Discussion o f Senate Bill 3538  Sergeant Barry Groesch retirement  Addit io nal Business:  Discussion o f the April 30, 2010 actuarial report.  Request by Rich Hart, Don Schwartzkopf, Ray Mikolasek, and Tom Grimes for calculation of military  service buyback.  Request by Don Schwartzkopf to add new spouse as pensio n beneficiary.  Next meet ing:  May 09, 2011  Motion to Adjourn:  Year 2011 Meeting Dates: Feb 08, May 09, Aug 09, Nov 08 Yorkville, Il 60560  (630) 553­4340  5:00PM on November 09, 2010  Yorkville Police Pension Fund Board  804 Game Farm Road  Police Department Conference Room  Draft Minutes  Attachments:  Meeting Minutes for August 10, 2010  Monthly Treasurer’s Report as of October 31, 2010  Bills for Payment  ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­  Meeting Call to Order: By President Overmyer 5:15 p.m.  Roll Call: Present: Mr. Overmyer, Mr. DuSell, Mr. Mikolasek, Chief Hart, Mr. Powell  Guests: Larry DeBord and Dwight Ower of MVT, Atty. Cary Collins,  Barry  Groesch,  Josh Wilson .  Previous Meeting Minutes: August 10, 2010  Corrections/Approval: There were no corrections to the minutes.  Motion to Approve: Mr. DuSell,  2 nd . Mr. Mikolasek Ayes  4    Nays 0  Communications: Winter seminar/ Holiday party IPPAC December 10,2010  Overmyer, Mikolasek, DuSell to attend.  Seminar free as part of IPPAC membership.  Monthly Treasurer’s Report: as of October 31, 2010  Total Assets  as of Oct 31, 2010: $4,028,081.83  Motion to Approve: Mr. DuSell   2 nd Mr. Mikolasek Ayes 4    Nays 0  Bills for Payment:  Cary Collins: $650.00  MVT Management Fee: (Oct – Dec 2010) $4195.00  From Schwab Acct: 3137­9036  Kelly Zabinski  2010 Acounting/Bookkeeping           $1625.00  William Powell                                                     $250.00  Total Bills for Payment: $6720.00  Motion to Approve: Mr. DuSell,  2 nd . Mr. Mikolasek Ayes 4  Nays 0 Investments:  Progress Reports fro m Mitchell, Vaught, and Taylor  Money transfers fro m YNB to Charles Schwab & Co  Pay to:Charles Schwab & Co.  Mail to: Institutional Client Service Group  P. O. Box 628290  Orlando, Fl 32862­9906  Discussion on maintaining an interest bearing checking account.  Mr. Powell reported that due to a change in the law the Board must decide if it  wants to have a interest or non­interest bearing checking account.  Since the check book balance should never be over $250,000.00 it was decided  to keep the account as interest bearing.  It was decided to transfer $200,000.00 from Old Second Bank checking to MVT.  Motion to approve: Chief Hart   2 nd . Mr. Du Sell Ayes  4   Nays 0  Unfinished Business:  The IDOI filing was completed and the file has been sent to Tim Sharp for the  actuarial review.  House Bill 4603: Creditable Service: Buyback Letters for file. Officer Mikolasek update.  New Business:  Membership in Illinois Public Pension Advisory Committee discussion.  A motion was made by Mr. Dusell (2 nd Chief Hart) to join this group.  The cost is $500 per year.  Motion: Mr. DuSell,   2 nd . Chief Hart Ayes 4   Nays 0  Additional Business:  Discussion of required board me mber training to be completed.  Discussed number of hours required for board me mbers and what type of training  required.  All me mbers required to attend 8 hours ethics training each year.  Approval of tuition reimbursement for required board member ethics  training not to exceed $149 through  December 31, 2010.  Tuition reimbursement for online pension training provided by IPPAC.  Motion to Approve: Mr. Du Sell,    2 nd . Chief Hart Ayes 4   Nays 0 Discussion on several me mbers buyback options on IMRF and military service.  Questions regarding procedure for buyback of military or IMRF time were answered.  A resolution to record meeting attendees was approved.  Motion: Chief Hart (2 nd Officer Mikolasek) Ayes 4 Nays 0  Discussion on approving the following dates meeting dates for 2011: Feb 8, May 9,  Aug 9, and Nov. 8  Motion to Approve: Mr. Du Sell  2 nd .  Chief Hart Ayes 4   Nays 0  Next meeting:  February 08, 2011  Motion to Adjourn: Mr. Overmyer  2 nd . Mr DuSell Ayes 4  Nays 0  Adjournment at 6:05 p.m. United City of Yorkville  800 Game Frame Road  Yorkville, Illinois 60560  Phone 630­553­1887 William Powell  Fax: 630­553­7575 Treasurer  Treasurer’s Report  (As of Jan 31, 2011)  Dollars Percent  Cash: YNB (1) 63,417.29  Schwab 141,858.00 ______  Total Cash: $205,275.29 5.0%  Schwab:  Fixed Securit ies: 2,129,904.00 51.9%  Equit ies: (2) 1,768,987.00 43.1%  Total Assets: $ 4,104,166.29 100.0%  Estimated monthly deposits: $16,000.00  Estimated monthly retiree payments: $23,000.00  ____________________________  William Powell  Treasurer  United Cit y o f Yorkville File: T Report 013111.doc  (1) The board has established a $60,000.00 minimum balance  (2) The maximum equity percent is 45 % by statue Date I Invoice # Law Offices of Cary J.Collins,P.C. 2200 West Higgins Road Suite 155 Hoffman Estates,IL 60169 Telephone 847-519-0010 Fax 847-519-0016 12115/2010 I 5434 Invoice I BiIITo Yorkville Police Pension Board Atten:Bill Powell 804 Game Farm Road Yorkville IL 60560 Terms Due on receipt Description Amount 750.00Quarterlyretainerforthemonthsof: JANUARY,FEBRUARY AND MARCH,2011 Total Balance Due $750.00 Please make checks payable to the LAW OFFICES OF CAR Y 1.COLLINS Payments/Credits FEIN NO.36-4171760 $-650.00 $100.00 c.",f lid} ·-.-.::::icmirle.s-scHWD.···:·...,.........:...:.,.::::.::::;.:................ ...•••••.•iN~iti'Wio~i\i;:.:....•.•.........:,:::::~~~i@~~ifu4W~~~ji~!@@~p.rMiiMt:W¢#@W.~~6%~~#~~;I@;~i#.~M~®#.r.........(..1 ·t ..!l;t·iai~··~~~·ii ·Ii ··J '11 Mfij "At l$Jc .4 .I lb..,. ........... ...:.:.::::.........":':::::.;.;.;.:.::::::{... ........................:-. Investment Detail (continued) Description Symbol Quantity Price Market Value Investments (continued) FED NATL MTG 6.25%29 70,000.0000 118.4304 82,901.28 BONDS DUE 05/15/29 CURRENT YIELD 5.27736%--iiiiiiiiiiiii FED NATL MTG 2.875%13 50,000.0000 104.9918 52,495.90 - NOTES DUE 12/11/13 -CURRENT YIELD 2.7383%=FED NATL MTG 4.125%14 115,000.0000 108.7488 125,061.12 == NOTES DUE 04/15/14 --CURRENT YIELD 3.79314%=-FED NATL MTG 5.375%17 80,000.0000 114.9346 91,947.68 !!!!!!!!=NOTES DUE 06/12117 --CURRENT YIELD 4.67657%= FNMA PL 256103 5.5%26 65,000.0000 107.8875 24,940.36 ==iiiiiiiiiiiii DUE 02101/26 iiiiiiiiiiiii FACTOR=.355646290 AMORT AMT=$23,117.01 iiiiiiiiiiiii !!!!!!!!CURRENT YIELD 5.0979%==FNMA PL 772646 5.5%34 159,848.0000 107.7625 59,945.58 DUE 03/01/34 --FACTOR=.348002450 AMORT AMT=$55,627.50 iiiiiiiiiiiii-CURRENT YIELD 5.10381% 70,000.0000 109.5125 25,425.07 --FNMA PL 872305 6%36 -!!!!!!!!DUE 05/01/36 iiiiiiiiiiiii FACTOR=.331665560 AMORT AMT=$23,216.59 - CURRENT YIELD 5.47882%iiiiiiiiiiiii GNMA PL 781814 5%34 146,860.0000 107.0094 50,713.71 !!!!!!!! iiiiiiiiiiiii DUE 10/15/34 !!!!!!!! FACTOR=.322700710 AMORT AMT=$47,391.83 CURRENT YIELD 4.67248% I Total Account Value 2,197,344.651 c;) 0000TransactionDetailCD'"Ol 0> Settle Trade 0w Date Date Transaction Description Quantity Price Total 0q Cash &Money Market Fund(s)Activity 01/04 01/04 Advisor Fee .MGMTFEE TO ADVISOR (4,520.00) 01/18 01/17 Bond Interest FED FARM CR BK 4.875%17 2,315.63 NOTES DUE 01/17/17 01/18 01/15 Bond Interest GNMA PL 781814 5%34 201.23 DUE 10/15/34 01/25 01/25 Bond Interest FNMA PL 256103 5.5%26 111.11 DUE 02101/26 01/25 01/25 Bond Interest FNMA PL 772646 5.5%34 261.09 DUE 03/01/34 01/25 01/25 Bond Interest FNMA PL 872305 6%36 119.49 DUE 05/01/36 Please see "Endnotes For Your Account"section for an explanation of the endnote codes and symbols on this statement. Schwab Institutional is a division of Charles Schwab &Co.,Inc.,("Schwab"),and provides back office and other services to investment advisors and retirement plan providers.This statement is furnished solely for your account at Schwab."Except as noted in this statement's Terms and Conditions, investment advisors or retirement plan providers whose names appear in this statement are not affiliated with Schwab.Please see Terms and Conditions. BC1A2105-009268 567653 ©2007 Charles Schwab &Co.,Inc.All rights reserved.Member SIPC.DTS 03045 (0603-0795)STP10496R1-03 (03/07) Police Pension Accounting Services Log Provided by William Powell Date Activity Hours 12/15/2011 Research for 2010 1099 data 1.0 1/1/2011 Research for Groesch Pension Calculations 1.0 2/3/2011 Bills, Bank Stmt's, Employee Contribution Letters 3.0 2/8/2011 Payment: Check # 5.0 hrs X $25/hr = $125.00 5.0 Agenda, Meeting Mintues Employee contributions, YNB Bank, Merrill Lynch data entry Quarterly member contributions letters State of Illinois internet filing for fiscal year end file: Police Pension Time Log.xls Yorkville Pension Fund Todd A. Overmyer - President Trainning Bill May 2010.xls1 DatePayeeCategoryMemoAmountTotal AmountPosted 5/19/2010 Todd A. OvermyerTravel Milage Reimbursem ent $102.90$102.90n 5/19/2010 Hotel Hotel Reimbursem ent $210.18$313.08n Peoria Trainning Conference Governor Quinn Signs Legislation Creating  Two Tier Pension System  Governor Pat Quinn has signed into law, measures contained in Senate  Bill 3538 which will dramatically overhaul pension benefits for  firefighters and police officers throughout the State who are hired on or  after January 1 st , 2011.  The following synopsis of the new law has been compiled by Illinois Public  Pension Advisory Committee General Counsel, Attorney Cary J. Collins.  Highlights of the new law as it pertains to Article 3 and Article 4 pension funds are  as follows:  I. Creation of Two Tier System for Firefighters and Police Officers  A. The benefits for current police officers and firefighters and for those  currently receiving a pension have not changed.  B. Changes apply to police officers and firefighters hired after December 31,  2010.  C. Minimum retirement age ­ 55 years  D. Minimum of 10 years service as police officer or firefighter is required to be  eligible to receive a retirement pension.  E. Retirement pension based upon 2.5% of "final average salary" for a maximum  of 75%  F. Can retire after age 50 with minimum of 10 years service, but penalty of ½ of  1% for each month police officer/firefighter age is under 55.  G. Final average salary is defined as:  "The average monthly salary obtained by dividing the total salary of  the police officer/firefighter during the 96 consecutive months of  service within the last 120 months of service in which the total salary  was the highest by the number of months of service in that period."  Meaning, the officer or firefighter's pension will be based upon his/her best  eight consecutive years out of the last ten years of his/her service.  H. Beginning January 1, 2011 ­ Salary Cap ­ police officers'/firefighters' salary for  pension purposes is capped at $106,800, however that amount shall annually be  increased by the lesser of ½ of the annual CPI­U or 3% (but not less than zero) for  the 12 months ending with the September preceding each November 1 (compounded).  I. Cost of Living Increases ­ Payable at age 60 either on the January 1 st after  police officer/firefighter retires or the first anniversary of pension starting date,  whichever is later. Non­compounding increases will occur annually, each January  thereafter. The increase will be the lesser of 3% or ½ of CPI­U for proceeding  calendar year. Meaning, if CPI­U is 0%, the retiree will receive no increase.  However, there will never be a reduction in benefits.  J. Surviving spouse benefits ­ Initial benefit is 66 2/3% of police  officer's/firefighter's earned pension at date of death. However, surviving spouses  will receive cost of living increases in the same manner described above.  In addition to creating a two­tier benefit structure, the General Assembly  expanded the investment authority of existing downstate police and fire  pension funds with a t least $10 million in net assets. The expanded  investment authority is summarized as follows:  II. Changes to Article 3 and 4 Pension Fund Investment Authority.  A. The increased investment authority only applies to funds with more  than $10 million in net assets.  B. Can invest in corporate bonds through an investment advisor (not a  consultant)  C. Corporate bonds must meet the following requirements:  1. Rated as investment grade by 1 of the 2 largest rating services at  time of purchase.  2. If securities are downgraded subsequent to purchase below  investment grade must be liquidated within 90 days of downgrade.  3. Total amount of investment in stocks, mutual funds, and  corporate bonds may not exceed:  i. 50% of funds net assets effective July 1, 2011;  and  ii. 55% of funds net assets effective July 1, 2012.  The next section may have a following legislation to accommodate the City of  Chicago.  Will it change for local municipalities? The Illinois Municipal League (IML) is  following these provisions seeking a change for Downstate Funds.  III. Municipal Funding Provisions A. Amends 5/3­125 and 5/4­118 of the Pension Code.  B. Pension funds must be 90% funded by 2040.  C. Annual Municipal contributions to be calculated as level  percentage of payroll under "projected unit credit actuarial cost  method."  D. If a municipality fails to remit required municipal contributions  within 90 days after payment is due:  1. Commencing fiscal year 2016, Pension fund certifies to state  comptroller the amount delinquent;  2. Comptroller must deliver and deposit to pension fund the  certified amounts or portion of amounts from "grant of state funds"  owed to the municipality  i. In fiscal year 2016 ­ 1/3 of total amount of grant of  state funds;  ii. In fiscal year 2017 ­ 2/3 of total amount of grant of state  funds; and  iii. In fiscal year 2018 ­ the total amount of grant of state  funds (not to exceed the amount of the delinquent  payments certified to the state comptroller by the pension  funds.)  Corporate bonds managed through an investment advisor must meet all of the  following requirements.  A. The bonds must be rated as investment grade by one of the 2  largest rating services at the time of purchase.  B. If subsequently downgraded below investment grade, the bonds  must be liquidated from the portfolio within 90 days after being  downgraded by the manger.  List of additional permitted investments for Article 3 and 4 pension funds  with assets of $10,000,000 or more.  a. In addition to the items in Sections 1­113.2 and 1­113.3, a pension  fund established under Article 3 or 4 that has net assets of at least  $10,000,000 and has appointed an investment adviser, as defined under  Sections 1­101.4 and 1­113.5, may, through that investment adviser,  invest an additional portion of its assets in common and preferred stocks  and mutual funds. b. The stocks must meet all of the following requirements:  1. The common stocks must be listed on a national securities  exchange or board of trade (as defined in the Federal  Securities Exchange Act of 1934 and set forth in paragraph G  of Section 3 of the Illinois Securities Law of 1953) or quoted in  the National Association of Securities Dealers Automated  Quotation System National Market System.  2. The securities must be of a corporation in existence for at  least 5 years.  3. The market value of stock in any one corporation may not  exceed 5% of the cash and invested assets of the pension  fund, and the investments in the stock of any one corporation  may not exceed 5% of the total outstanding stock of that  corporation.  4. The straight preferred stocks or convertible preferred  stocks must be issued or guaranteed by a corporation whose  common stock qualifies for investment by the board.  c. The mutual funds must meet the following requirements:  1. The mutual fund must be managed by an investment  company registered under the Federal Investment Company  Act of 1940 and registered under the Illinois Securities Law of  1953.  2. The mutual fund must have been in operation for at least 5  years.  3. The mutual fund must have total net assets of  $250,000,000 or more.  4. The mutual fund must be comprised of a diversified  portfolio of common or preferred stocks, bonds or money  market instruments.  d. A pension fund's total investment in the items authorized under this  Section and Section 1­113.3 shall not exceed 50% effective July 1, 2011  and 55% effective July 1, 2012 of the market value of the pension fund's  net present assets stated in its most recent annual report on file with the  Department of Insurance.  e. A pension fund that invests funds under this Section shall  electronically file with the Division any reports of its investment activities  that the Division may require, at the time and in the format required by  the Division.  Sect. 1­165. Commission on Government Forecasting and Accountability study. The Commission on Government Forecasting and Accountability  shall conduct a study on the feasibility of:  1. The creation of an investment pool to supplement and  enhance the investment opportunities available to boards of  trustees of the pension funds organized under Articles 3 and 4 of  this Code; the study shall include an analysis on any cost or cost  savings associated with establishing the system and transferring  assets for management under the investment pool; and  2. Enacting a contribution cost­share component wherein  employing municipalities and members of funds established under  Articles 3 and 4 of this Code each contribute 50% of the normal  cost of the defined benefit plan.  The Commission shall issue a report of its findings on or before  December 31, 2011.