Loading...
Park Board Minutes 2014 07-10-14Page 1 of 6  Yorkville Parks and Recreation Department  ARC Building  201 W. Hydraulic Avenue  July 10, 2014    Call to Order: Deb Horaz called the meeting to order at 6:30 p.m.    Roll Call: Deb Horaz – yes; Kelly Sedgwick – no;  Seaver Tarulis – yes; Mark Dilday – no; Amy  Cesich ‐ yes; Dan Lane – no; Matt Konecki – yes.    Introduction of City Official and Staff:     Tim Evans – Director of Parks and Recreation  Scott Sleezer – Superintendent of Parks  Shay Remus – Superintendent of Recreation  Ken Koch – Alderman    Other Guests: None.    Public Comment:  None.     Presentation:  None.    Approval of Minutes:  The minutes from the June 12, 2014 minutes were approved.  Motion to approve  the minutes made by Amy Cesich and seconded by Matt Konecki.    Bills Review:  July 10, 2014 Bill List – Tim said there was $2,000 out of the July 4th account for mailings to  residents for July 4th.  Tim said there is a separate account for the 4th account and that is where that  money will come from.  Tim said Blackberry Oaks was for the golf outing.      Yorkville Chamber for $1,200 was a sponsorship, so the city didn’t pay for a band for Music Under the  Stars and the city helps support River night.  Summer Solstice Productions for $12,000 was for working  with the Chamber to get the liquor license. The city paid the money for the beer then collected money  and paid it back.    Tim said the Superior Three Angels was for the alcohol and the city pays for all of that under the city  license and then collects all the money.  There will be more money after that, so they gave the city  $4,000 or whatever and then Summer Solstice paid for the event with the alcohol sales.  The city did not  make money. Tim said that will all be outlined in the budget report.  Tim said he will send the board a  list of all the numbers.     The board asked about the risks in doing this.  The board thought it was fine because it was Chamber  night.  Deb doesn’t think the city should be doing this the way it is done.  Tim said there were  restaurants involved and it is a good event to bring residents downtown.  Tim said it was not a big  burden on the staff.  The board discussed how this is done and if it should be done in the future.      Matt said he likes the concept of this, but voiced concerns on the risk of the funding not being returned.   The board discussed doing something to make sure the money is reimbursed, so the city doesn’t lose  any money.    APPROVED 8/21/14 Page 2 of 6    Deb said the city should at least charge for the park rental fee.  Tim said they can look at that, but it is a  great thing for the community.  Amy said you have to look at everything individually.  Amy said if it is  good for the community, she doesn’t see it as an issue.  Tim said if the city would have put this event on,  we would have lost money because it was rained out.     Tim said at staff level, we will let the board know what things will help us expand the department  without staffing and putting out money.  Matt likes the event, but he is just concerned about risk.  Tim  said there is not a risk to the city.      Scott said if this was every weekend, it would be different, but this is something the city doesn’t offer.    Amy agrees that things should not by pass Park Board.  Tim said the Harvest Moon has not been  discussed yet.  Ken said he would like to see the summary sheet with all the expenses.  Tim agreed and  he will send the board a copy of it.       Deb asked about the $50,000 transfer to land cash and if that was an estimate.  Tim said he is sure it is,  he will check.  Tim said some of that is from a cell phone tower lease that the city has.  Amy asked if fees  have been raised for camps or preschool.  Shay said basketball was raised about $5.00 per kid a couple  years ago.  Amy asked if those fees are covering the need.  Shay said yes, we always make sure we have  a 30% profit.      Amy asked who decided the 30%.  Tim said it was decided a couple years ago when things were not  going well, we checked around as to what other communities were doing and it covers pens, pencils and  miscellaneous things for the operating of the Recreation programs.      The board discussed the budget and how it works and how it should be calculated and if it is enough of a  budget.      May 2013 – Budget Report – Informational.  May 2014 – Budget Report  ‐ Informational.    Old Business:    Riverfront Rentals – Tim said this is on the agenda every month to make sure it is discussed.  Tim said  we have been in constant contact with Geneva Kayak and things are progressing there.  River City  Roasters are out of the building.  Tim said payments in taxes for about $2,000 or so are still owed.  Tim  said the city needs that paid before he is out of the lease.    Tim said there have been letters sent to River City and if it is not paid, it will be a breach of contract.   Deb asked if we have incurred any legal fees. Tim said no.  Tim said the city is moving forward on trying  to rent the building.  Deb asked on the condition on the building.  Tim said the city doesn’t want to do a  walk through until these things are resolved.    Deb asked how the city can lease a building that is already leased.  Tim said River City is breeching the  contract now.  The board discussed how to handle this in the future.  Tim said this is part of being a  landlord.  Ken said the next time the lease should be up in Jan/Feb. then there is a cushion, so this  doesn’t happen.     Page 3 of 6  Deb said the taxes were included in the rent when she leased a building.  Tim said these are all things   the board can address for the future so there won’t be surprises down the road.  Tim said it is difficult  when people get behind and they have no way of paying it.  Tim said once city council approved letting  River City out of the lease, he told Eric all this had to be done before he left.  Tim said there is only so  much I can do personally.  Tim said he was always a good tenant and paid his rent.      Tim said the taxes for next year need to be collected before River City is out of the lease.  Deb said every  time a tenant leaves they will owe the taxes.  Amy said this should be in the agreement that the taxes  have to be paid.  Deb said this is not working out.     Tim said these are things that landlords deal with on a daily basis.  Tim said there was a gap between  directors, but now we can stay on top of this at our park board meetings and address things. Tim said  Geneva Kayak is always a year behind and hopefully by the end of summer, Geneva Kayak will be  completely paid up and then address how he can keep up and not get behind again.      Tim said the city can ask for a $3,000 security deposit to rent the location for a business to cover the  taxes in the future.  Deb said she thinks we can make more money off programs and not have to be a  landlord.  Amy said if the city wasn’t renting it out, there would not be any taxes due.  Deb said if they  are not making anything, the city makes nothing.  The board discussed how to handle these things in the  future and if this is worth renting.    Tim said ending leases in the summer is not a good time.  Tim said even under the best case, it will be   difficult to get a tenant in there.  Tim said hopefully, by the end of summer, this will be resolved and we  can have a fresh slate with everyone.  Tim said there are offers from people that want to rent the  building and he will get those put together and bring them to the park board to review.      Tim said Bart has the authority to move forward and it won’t necessarily come to park board for  approval.  Tim said there are solid offers and several businesses interested.  Tim said it will take time for  them to get in there and get the building how they want it. Tim said the building is going to need certain  things for whoever goes in there.      Tim said all the businesses that have contacted him know what happened down there.  Tim said the  right business there can work, Robyn has shown that things can work.  Amy said an established business  with a following would bring people in.        New Business:    Monthly Meeting Schedule –  Tim said it was discussed at the last meeting to push our meetings back to  7:00 p.m. to make it easier for everyone to attend and keep it the second Thursday of each month.  Amy  said she can make it on the second Thursday because it is a very long day for her.  Tim said it can be  moved to a different Thursday.  The board discussed which Thursday to hold the meeting.    The board decided to move the park board meetings to the third Thursday at 6:30 p.m.  The next  meeting will be August 21st at 6:30 p.m.  Motion to move the park board meetings to the third Thursday  of the month made by Seaver Tarulis and seconded by Matt Konecki.    Intergovernmental Cooperative Agreement – Tim said the reason this is coming to park board is it has  been a few years since we have had an official agreement with the school district.  It has been a hand  shake agreement, which has been fine.  However, they have made some changes on how to sign up for  gym space etc. so the city feels that we should have an agreement.  Page 4 of 6    Tim said the parks and recreation would like to move forward in an agreement with the school district.   Tim said the city is happy with the agreement before. There were some minor language changes.  Tim  said the agreement the board is looking at is the previous agreement that was approved.  Tim said the  schools wanted to wait another year before doing another agreement.  Tim said he wanted to bring it to  the park board to review and get their feedback.    Tim said the city would like to have an official agreement. The board reviewed the previous agreement  with the school district and discussed what their thoughts are and what they would like to add or not.   Tim said he met with the superintendent and everything is good, there is just not an official agreement.      This will prevent us taking a back seat to another organization.  That has not happened, but we need to  make sure that we can prevent that.  Shay said if we grow, there could potentially be conflicts with  other groups.  Tim said there are not any current problems, he said he just wants to prevent that  because they have changed their registration system.  Shay said this is just to protect us while we are  growing.      The school board has implemented a new process and has a new staff, so they wanted to wait until next  year, but Tim thinks the city needs to have an agreement in place before that.  Amy said she would just  like to see the final draft when that is complete.  Tim said he would like to have the agreement to city  council by August.      Deb said she needs a motion and a second to pass the Intergovernmental Cooperative Agreement per  staff changes.  Motion by Amy Cesich and seconded by Matt Konecki.      Grande Reserve Park B Improvements – Award of Contract – Tim said per the grants, the city has to get  the parks done by January 1st.  The city was in the process of working with EEI to get the park going.   There is a recommendation to get this started and there is a developer that potentially could do this and  finish out the park.    Tim said while we are negotiating with them, we have to have it done by the end of the year and need  to move forward.  Tim said the bid recommended for $26,660.00 has an issue.  We accepted the bid, but  we did contact them because there is an issue that they cannot go through with this bid.      Tim said there are ways to deal with it.  We can accept the bid because they gave money to the city for a  bid bond, which is 10%.  Scott said then if they don’t do it, then the city keeps the money.  Scott said the  landscaping was going to cost more.  The board discussed the numbers on different bids and where the  bid went wrong.    The company would like to withdraw their bid and be eliminated.  Tim said, we can vote on saying they  still need to submit a formal letter that they are not going to do the work.  Tim said we can accept that  bid tonight and send a letter and tell them we accept that bid for that price.  Tim said then if they say  no, we go to the next lowest bid.      Tim said we don’t want to wait 10 days, we would rather get this to city council for approval because we  are already behind.  Tim said the city can collect the money.  Deb said she doesn’t feel right about that.   Tim wanted to give the board the option as to what to do.  Deb said she would like to go to the next bid.   Amy said the $26,000 was a mistake and should be taken out.      Page 5 of 6  Tim said there has not been an official letter stating they are not doing the work.  Amy said we don’t  have to take the lowest bid, so why don’t we go to the next one at $77,000.  Tim said if tomorrow they  came in and said they would do it for $26,000, if you approve the other one, we could not go back.   Scott said the board should say if they can do the work for that, but if they chose to give a letter of  withdrawal, go with the next bid.  Deb said she doesn’t want to penalize them for making a mistake on  paper.     Tim said we don’t want people to submit bids and assume we will give the money back every time.  Amy  said you can tell a true mistake from others. Scott said this company did a great job on other parks.   Scott said they are always a low bidder.  Tim said a bid cannot be resubmitted.  Scott said we need to get  the park going to get seed in the ground by fall.    Deb made a motion to award a contract for Grande Reserve Park B to Fuerte Systems at $26,660 and if  they cannot do the work for that bid, which seems to be a mistake, the next lowest is Wilkinson  Excavating for $77,860.  Because the bid seems to be a mistake, we are recommending returning the  bond to them.  Motion by Seaver Tarulis and seconded by Amy Cesich.      2015 Baseball Agreement – Tim said we need to notify the groups by August 30th, if there are going to  be any changes to the fees, so that the board can discuss it and bring it back in August to finalize. Tim  said the staff recommends to keep everything the same.  Tim said things have gone very well this year.    Deb asked how much fees would have to be raised to break even.  Scott said that will probably never  happen.  Tim said if we raised it much more, people would be very upset.  Deb said things are going well  and leagues are happy and everything has gone well.  Ken asked about the concession stands.  Tim said  the city will run the concessions again next year because it didn’t work out with volunteers.      Tim said it is easier if the city runs it.  Scott said from a maintenance standpoint it is easier for staff to  run things.  Tim said designating fields helped a lot.  The board agreed to keep everything the same.     Park Development Discussion – There are 4 grants out there.  Tim said him and Scott discussed this and  thought it would be helpful to appoint one or two people per park to work with us and bring it back to  the meetings.  Tim said it is hard to wait to make decisions and have too many people making decisions  on every park.    Scott said Matt and him went out and looked at some parks and talked about different ideas and it was  a good thing to do and hear that input.  Scott said there is a time frame to get these things done.  Deb  said she likes being able to have input. Scott said it is easier to work with a few people instead of the  entire board.     Deb said years ago each person on park board was assigned a park.  Scott said we need to move forward  on the playground at Riverfront and the skate park when we have a public meeting to receive input from  the public.  Deb asked when that will happen.  Scott said they are meeting with EEI to come up with  some ideas.  Scott wants to build a concrete park skate park.    The board discussed Bristol Bay 65 what is there, and what they are planning, parking etc.  Scott said the  skate park and the Riverfront Park planning needs to begin soon.  Scott said we have to come up with a  budget and what equipment we want to purchase then decide how we want it to be shaped and if we  want to add benches and other things.      Page 6 of 6  The board discussed planning the park out keeping in mind the city holds festivals there several times a  year.  Scott said it is only a few days a year for festivals and we should not plan the park around festivals.   Tim said Kelly, Dan and Amy are helping with Bristol Bay 65.  Scott said we need to meet regularly to  begin planning.    Reports:    Recreation Report – Tim said the Walkers are filing a lawsuit against the REC Center because of how the  city left it.  The city has not been served anything.  Tim said the city did everything the agreement says  everyone can interpret an agreement differently.  Tim said there will be other twists and turns coming I  am sure.    Ken said according to Bart, it has not been served yet.  Tim said he sent an email to the board regarding  that.  Tim said Ribs on the River is coming up this weekend and we can always use help.  The board  discussed holding a Farmers Market and making it bigger.  Tim said it would take an employee to get  things going bigger and better.      Tim said there have been vendors come and go we can’t keep them.  Shay said the vendors we have  there now don’t keep people coming back.  Matt asked why someone has to staff the Farmers Market.   Tim said the city would need someone to work on it and promote it year round to make it successful.      Amy said it should be advertised more.  Ken said he has not seen it advertised this year.  Amy said it  needs to be promoted more.  Deb said it is a  bad year for it with the construction.  Tim said it is a tough  location even when the roads are completed.  Deb asked if anyone talks to Amy’s Greenhouse or any  other businesses. Ken said that is what Tim is talking about having a person that can work on doing that.     Shay said Soccer registration is going on and it is about the same as last year.  Shay said camps are going  well all the camps with our child development are running well.  Shay said the baseball tournament that  just finished up went great.  All Star Sports was 125 kids for June/July it went great.      Parks Report – Scott said Clark park shelter is great and he told the board to go and see it.  Scott said  benches just got in so it should be done soon.  There was a discussion about Countryside Center and  who is mowing the grass and what is public and private property.  Scott said he will talk to Krysti about  it.      Additional Business:     None.     Adjournment:  There being no further business, the meeting was adjourned at 8:32  p.m.  Motion was  made by  Seaver Tarulis and seconded by Amy Cesich.    Minutes Respectfully Submitted by:  Lisa Godwin  Minute Taker