Loading...
Park Board Minutes 2014 09-18-14Page 1 of 5  Yorkville Parks and Recreation Department  ARC Building  201 W. Hydraulic Avenue  6:30 p.m.  September 18, 2014    Call to Order:  Kelly Sedgwick called the meeting to order at 6:30 p.m.    Roll Call: Deb Horaz ‐ no; Kelly Sedgwick – yes;  Seaver Tarulis – yes; Mark Dilday – no; Amy Cesich  ‐ yes; Dan Lane – yes; Matt Konecki – yes.    Introduction of City Official and Staff:     Tim Evans – Director of Parks and Recreation  Scott Sleezer – Superintendent of Parks  Tyler Nelson – Athletic Coordinator    Other Guests:  None.     Public Comment:  None.     Presentation:  None.    Approval of Minutes:  The minutes from the August 21, 2014 were approved.  Motion to approve the  minutes made by Dan Lane and seconded by Seaver Tarulis.    Bills Review:   Bills List ‐ September 18, 2014 – Dan asked about shirts for Hometown Days.  Tim said they were race  shirts for the 5K run.  The board discussed what the city makes on Hometown Days – the city gets a  percentage of the profits, which was $22,000, so the city made over $10,000.      Old Business:    131 E. Hydraulic Street Unit C Use – Update – Tim said the city is going to clean up the River City  Roasters space.  The city will begin to clean up the building to get it in good condition for who takes it  over.   Tim said he is working to get a city attorney for an RFT on this.  The hope is the RFT will be  approved by the city and board in October.  By the end of December or January a business will move in.   A business needs a copule months to get things going, so by March 1st a business should be up and  running.    Tim said there have been other people that have contacted him the last few weeks showing interest in  the space. Tim said businesses that contacted him before about moving into the space are still  interested.  Tim said he is confident there will be someone moving in there.  Tim said this gives the city  and board time to review the RFP and make any changes.    Tim said there are things left in the space that need thrown out and some cleaning needs done.  Matt  asked if it is possible to paint the building.  Scott said it is possible, but the business coming in might  APPROVED 10/16/14 Page 2 of 5  have a vision of what color they want, so it might be a waste of time and money.  The board discussed if  paint would have an impact on renting.  Matt thinks the building is an eyesore and it would help.    Matt said Riverfront Park is coming next year and the area needs dressed up on the façade.  Tim said  they will look into it.  Kelly said to see who rents it and if they do anything first.  Seaver agrees it is an  eyesore, but the board agreed to wait and see what the future business does.  Amy asked if River City  was paid up.  Tim said they are, but the county taxes are not.  Amy asked if there would be a lien.  Tim  said he would have to ask.    Tim asked if the city should spend money to go after him for the small amount he owes, is it worth it.   Amy said we can’t let him walk away.  Tim said the city needs to decide how much money to spend to go  after him.  Tim said letters have been sent to River City stating things need to be paid.  Amy said legally  there are things that can be done that don’t cost a lot of money.    Tim said River City owes taxes this year and half for the upcoming year.  Tim said this could be a problem  with a potential business.  Amy said to talk to Kathy and figure it out before we move forward with a  new agreement.      Lease Agreements to License Agreements for Foxy’s and Geneva Kayak – Tim said this is what was  discussed at the last meeting.  Tim said the biggest thing is the businesses are in a TIF district so the  money they pay goes into the TIF used to develop the downtown area in different ways.      Tim said these businesses started after the TIF was created.  Kelly asked when the TIF expires.  Tim said  he will find out and email the board.  Amy said this way it does not take money away from schools or  other things in the community.  Tim said this helps the businesses be successful in the downtown area  and gives them something in their pocket to give back, if they are successful in their business.    Tim said it helps managing the facilities not having to hunt for taxes.  Tim said staff wise, this would be  better to handle these businesses as we move forward.  Dan asked what the city does if the businesses  don’t work out.  Amy said we can draw up the licensing how the city wants it done.  Dan said he wants  to make it so businesses cannot just leave.    Tim said this will give the city more say and they don’t have to pay taxes, which gives them less of a say.   Tim said this was a learning experience for all of us and now we know what we are looking for and what  will be successful.  Dan said that is why it is important the city picks the correct kind of business to go in  that space.     Tim said we know what to ask and we have information to help the businesses.  The winter months are  bad down there and we can have them on a different pay schedule and make sure we work with them  to make it successful.  Matt asked if Foxy’s and Geneva are current on payments.  Tim said Geneva is  not, but this will not start until January 1, 2015.  Geneva will still have a tax bill next year, 2016 it will  change.  Dan said to be careful what business we put in there. Tim said this is a step in the right  direction to have a good relationship with these businesses and make them successful.    Dan asked how Geneva Kayak is doing.  Tim said he spoke to the owner and he has some money and  wants to meet with the city and determine what to do going forward.  The board discussed how to  handle repairs/utilities in the future and how to write it in the next license.  Dan asked if Geneva Kayak  is doing well. Tim said not necessarily, he is not sure if Geneva Kayak will come back.  Tim said if he  Page 3 of 5  doesn’t renew the lease, we will put it out there and fill the space.  The board will have to decide if they  want to renew Geneva Kayak.       Amy made a motion to approve Licensing Agreements between Foxy’s and Geneva Kayak. Dan Lane  Seconded.   Kelly Sedgwick – yes; Seaver Tarulis – yes; Amy Cesich – yes; Dan Lane – yes; Matt Konecki –  yes.   Motion passed.     New Business:    Adult Softball –  Tim said Yorkville has taken a bit of a dip in our programs, so Kelly and Tyler met with  Mike Pura about becoming part of the USSSA program.  Tim said the other thing brought up was would  the city allow alcohol.  The police chief was in favor, but would like the city to sell it.      Kelly said if the city is sanctioned with USSSA and if you cause any trouble, you are banned for a year no  questions asked and can’t play anywhere in the United States.  Kelly said he played in Oswego and  Plano, which allow alcohol and there were not problems.      Kelly said it is just hanging out playing ball having fun with friends.  Kelly said while playing, they have  one or two beers and after the game, they have more.  Kelly said it is just to allow a couple beers and  people know the penalties for not behaving and people that wants to misbehave, will behave badly no  matter what.     Dan asked who monitors the alcohol.  Kelly said USSSA and they investigate any problems.  Tim said he  thinks trying it for a year is a good idea.  Amy asked if City Council will go for this.  Tim said he thinks  they are a bit more lenient than they were in the past.  Kelly said there should not be an argument  Oswego and other communities are doing it.      Tim said he can hold off on moving this recommendation until November, so that Kelly is available. Kelly  said people sneak it in and it doesn’t stop someone going to a bar before coming drunk to the game.   Amy said telling City Council the city is losing people to other communities should help.      Tyler said people are only there for two hours not four or five hours.  Tim said stress to City Council this  is only for adult softball not other games.  Kelly said the city should look into different leagues like 40  and over on different nights.  Amy asked how much it costs to be in the USSSA.  Tyler said a $20 per  team.  The board discussed how much to make fees.      Tim said every team the city loses we are out $700.  Kelly said a few years ago, there was a Monday with  five or six teams and Tuesday was full, Wednesday and Thursday were full. Amy asked about the teams  that left and what their concerns were.  Kelly said they went to Oswego because of alcohol and more  games.     Tyler said USSSA is a bit better it gives tournaments and Kelly said it helps with discipline.  Dan asked  how the city can get these people back.  Kelly said there is a Facebook page and Kelly can promote it on  there.  Tim said there is more competition in other cities and we need to compete and look at prices.   The board agreed to move forward with the USSSA and having alcohol.  Tim said he will get this on the  November City Council agenda.      Page 4 of 5  Tyler said this will only be during these programs at Bridge Park.  Motion to allow alcohol to be  consumed at Bridge Park at adult programs.  Motion made by Seaver Tarulis and seconded by Amy  Cesich.  Kelly Sedgwick – yes; Seaver Tarulis – yes; Amy Cesich – yes; Dan Lane – yes; Matt Konecki – yes.   Motion passes.    Bristol Bay 65 Professional Services Agreement – Tim said this is an agreement with EEI to get things  moving at Bristol Bay 65 and needs to be approved by the board and City Council.  Dan asked what the  company does.  Scott said EEI are in‐house engineers.  This is an agreement with them to develop that  site.    Scott said they have a landscape architect to help design and construct the skate park.  The city doesn’t  have the expertise in‐house to do that.  Scott said we have done this with Riverfront Park and with  Grande Reserve Park B.  Scott said the city asked them to write something up for the things the city  needs help with.  Scott said the cost is fairly substantial because it is a large project.  Scott said this will  be some substantial work.      Scott said 10% of grant can be spent on engineering and we are under that.  The board asked about the  amounts and discussed if it would be more or less and how to approve this agreement.  Amy said the  amounts need to be transparent for the public.  Scott agreed and does not think the amount will go any  higher.     Motion to accept the proposed agreement with EEI not to exceed the $26,900 for contract services and  $5,000 on staking services.  Motion made by Amy Cesich and seconded by Dan Lane.  Kelly Sedgwick –  yes; Amy Cesich – yes; Dan Lane – yes; Matt Konecki – yes; Seaver Tarulis – yes.    Reports:    Recreation Report – Dan asked how much money the city made on Hometown Days.  Tim said the  weather affected it and hurt them. Tim said the board needs to look at Hometown Days and how the  city should move forward.  DeKalb moved their corn fest to the same weekend with almost the same  band line up.  Tim said we need to see how the city can improve things ‐ it might have gotten a little  stale.  Tim said he and Scott will bring some recommendations for next year.      Tim said the last year or two there has been a drop in a lot of our events. Tim said the baby contest was  always popular and this year it was not.  Tim said things need to change.  Tim said he likes Scott’s idea of  two big bands in one night to draw more people.  Tim said that could eliminate a day too.  Tim said we  need to evaluate and make changes.  Tim said this is more of a break even event and a gamble with the  weather.  Tim said we don’t want to have to make budget cuts.  Tim said if one night is rained out it is a  loss of $5,000 to $10,000.    The board discussed what changes could be made in the future.  Tim said there are so many events in  the community now, the market is saturated.  Matt said people are busy with travel sports which  conflict.  The board discussed the bands and who is drawn in with them.  Tim said there are only so  many bands in the Chicagoland area.  Tim said the city can spend less, but will that draw anyone.    The board discussed using local bands, or going with bigger bands.  Tim asked the board about changing  weekends, days and times.  Tim said if it is the weekend before it would avoid Labor Day and football  Page 5 of 5  games.  Scott said we have to decide because it is scheduled 10 months out.  The board discussed what  time to end 9pm or 10pm. and different options for the future.      The board asked Tim and Scott to come back with some ideas to discuss.      Park Report ‐ Clark Park is done and Grande Reserve B is underway and the contractor is out there.  The  big day of serving is coming in to build the playground for us in one day.  There is an Eagle Scout project  at Cannonball Park taking place.      Additional Business:  City Council passed money to upgrade and do some things at Bridge Park.  We are  doing a second shelter.  There will be safety netting for the fields.  Tim said this might go forward to city  council and he wanted to make the board aware.      Adjournment:  There being no further business, the meeting was adjourned at 7:59 p.m.  Motion was  made by  Amy Cesich and seconded by Seaver Tarulis.    Minutes Respectfully Submitted by:  Lisa Godwin  Minute Taker