Loading...
Park Board Minutes 2015 05-19-15Page 1 of 5  Yorkville Parks and Recreation Department  Park Board Special Meeting  ARC Building  201 W. Hydraulic Avenue  6:30 p.m.  May 19, 2015    Call to Order:  Deb Horaz called the meeting to order at 6:30 p.m.    Roll Call: Deb Horaz ‐ yes; Kelly Sedgwick –no; Mark Dilday – no; Amy Cesich – yes; Dan Lane –  yes; Matt Konecki – yes; Gene Wilberg – yes.    Introduction of City Official and Staff:     Tim Evans – Director of Parks and Recreation  Scott Sleezer – Superintendent of Parks   Shay Remus – Superintendent of Recreation    Other Guests:   Rebekah Hahn – YHS TRY, Erica Cyko – YHS TRY, Ethan Irvine – YHS TRY, Zak – YHS TRY,  Amy McMahill – YHS TRY, Sarah Macko – YHS TRY, Jason Andrade, Kendall County Health Department,  Steve Redmon – Yorkville Parks and Recreation    Public Comment:  None.    Presentation:  None.    Approval of Minutes:  The minutes from the April 9, 2015 meeting were approved.  Unanimous  approval.     Bills Review:     Tim said in the future the board will receive all the bills in the city and they will be highlighted and  separate for easy viewing. Amy suggested they don’t need to be printed, because they can be viewed  online.  Amy said it is a lot of waste to print them.  Scott suggested print one copy at the meeting.     Bill List – May 14, 2015 for review.  – The board discussed different items on the bills list, things added  to parks, fencing, maintenance etc. There is $15,000 from a Riverfront Park Foundation.  Tim said he is  hoping the grants will be reinstated later this year for Riverfront Park.  The city can work with the  foundation to get the playground back in at Riverfront Park.  The board discussed more fundraising  options for Riverfront Park.    Amy asked if the board can figure out a way to fundraise for Riverfront Park now and add to the  foundation. The board discussed options and what the financial goal should be.      Budget Report – March 2014 – informational only.  Budget Report – March  2015 – Informational only.       APPROVED 7/9/15  Page 2 of 5  Old Business:     Riverfront Rentals – Update – Tim said all three businesses are rented.  There are some minor issues  getting insurance.  Tim said the businesses won’t be open this weekend, but in the next couple days the  insurance will be taken care of and they will have their keys and they can be open for Memorial Day  weekend.  Tim said they can’t have keys without insurance or the city would be on the hook if  something happened.     New Business: ( Out of Order)    Yorkville High School Environmental Group Presentation – Tim said this is the High school TRY Club  doing a smoke free parks presentation.      It is a program developed from the Illinois Department of Public Health.  A few of the other kids are not  in attendance tonight, but several are in attendance tonight.  This program is getting kids involved in  their community.  Kendall County made up a map for TRY Club to learn where the parks are and who  their alderman are.  The kids defined the issues.  They researched the smoke free parks and have some  data to share with you and deliver the message to the board.     A lot of kids that have this opportunity and these kids are go getters and have worked hard and gained  many skills in this process.  These kids have all grown up in Yorkville and it is important to them.      Sarah Macko, a counselor at the high school, and Amy McMahill the other co –sponsor of the TRY Club  introduced this presentation to talk about the goals.  The goals are to change teens attitudes toward  tobacco, directly influence tobacco control policy and reduce use of teen tobacco in Illinois.  The teens  can develop leadership skills and learn.     The mission is to prevent health risks for those who use the parks and protect our surroundings and  wildlife and make all parks tobacco free.      Ethan Irvine said there are cities in Illinois that made parks smoke free, Chicago is one of them.  Yorkville  is considered a play city and provides places to play and enjoy nature.  Yorkville is full of young and  growing families and parks are used by children and this program shows kids that smoking is harmful.  It  will decrease litter and less pollution and join a trend of other cities of improving health.     Parks should promote healthy living to have healthier communities.    Jake said the idea is making smoke free parks, so we surveyed 214 people and 158 were people from  Yorkville.  We will look at those from Yorkville.  He explained the survey and 71% of people believe parks  should be smoke free.  The main focus are playgrounds and they are 87% of people.  Dan asked who the  surveys were distributed to.  Jake said that information is listed on the survey.  The board reviewed the  percentages.    Jake said that it affects the younger kids the most because younger people attend parks the most.  The  numbers are mostly even with ages.  Most strongly agree the parks should be smoke free.  The board  reviewed the percentages.     Page 3 of 5  Jakes said 94% of people said they are in favor of smoke free parks. Becca said she wanted to discuss  when they went to clean up Riverfront Park.  She said they picked up a lot of cigarettes and filters and a  guy in a van was smoking and he said he felt bad for what he was doing.  Erica said she wanted to talk  about second hand smoke dangers.    She discussed the different dangers of second hand smoke with the board. She said second hand smoke  is a mix of gas and particals and they are chemical compounds and known to be harmful and cause  cancers.  She said the effects can cause sudden infant death, respiratory infections and asthma attacks  and heart disease, stroke and lung cancer.     She showed a graph to the board and discussed states that passed smoke free areas.  Becca told the  board there is not a safe level of being exposed to second hand smoke.  Parks should be a safe place, but  is it safe when there are smokers there.  Becca said it is about the smoke not the smoker.    TRY said the environmental hazards are big and it effects the environment not just people.  Most visible  litter are from cigarettes and contaminates soil and water and there are chemicals in them.  They pollute  the air and start fires and can kill wildlife.  Pets and toddlers can eat them too.      In Illinois tobacco products are approximately 56% of litter.  Coaches and Recreational leaders should be  tobacco youth models to discourage youth from smoking or use of tobacco.  Many kids start smoking at  age 11 and addicted by 14.  Most kids don’t realize it is bad for them because they see others do it.  The  CDC said smoking does down when public policies are in place.      The TRY recommends to implement a smoke free policy in all Yorkville Parks.  TRY thinks it would be a  big benefit to our community. TRY opened up for questions.      Dan said if someone is smoking 30 yards away it will not affect him.  Dan said there are a lot of people  that are not going to agree that in a park it is not an enclosed area. They are outside not inside.  TRY  asked how to implement it then, it can’t be a distance it has to be generally banned. Dan asked if this  would be enforceable.      Tim said the board can talk about dedicating a park that is smoke free like Beecher Park.  Scott said  across the board would be easier and he thinks  it should be all parks.  Scott said there is a distance for  the city buildings.  The staff has to move away from the buildings at least 15 feet away.  Scott said it  would be easier to implement across the board.      Gene asked about drinking.  Tim said you cannot take alcohol to a park.  Gene said this establishes  another norm which goes along with other things the city is trying to do.  Amy asked about enforcement  in other cities.  The board discussed signs and fines like a ticket.  The kids said the community helps  enforce it and tells people they can’t smoke there.      Scott said years ago, no one cleaned up after their dogs, but things are better now with that.  TRY said  people coming to the parks smoking, it deters them, but not families, why not error on the side of  health.  Matt said to set a perimeter to the parks at least 50 feet and that works into a harder approach  down the road.    Scott said he does not want people to not come to parks, but the schools did this and it has been  successful and people will follow rules once they know. The board discussed the survey and enforcing  Page 4 of 5  the rule.  This would include all tobacco products. The board discussed the progress of the non‐smoking  thing.  It used to be you could smoke on trains, planes and bars. It is a natural progression and the board  agreed the TRY Club has done a great job researching this and presenting it to the board tonight.      TRY left some information for the board to review.  Scott said the cigarette buds explode when the  mower hits them and we would have to double the staff in order to clean all of them up.  The board  discussed this is a move in the right direction.  The board will get a recommendation at the next  meeting.     Lease Agreement of Railroad Property with OmniTrax – This is part of the Riverfront Grant project.  Tim  said this is owned by the Railroad company.  For parking we have to get a lease.  Scott explained the  road and where things begin and end and whose land it is.  The board discussed whose property belongs  to the city and what is the railroad.     Scott said the issue is that the city wants to improve things, but the city doesn’t own the land.  Scott said  the railroad has tremendous power.  Tim said they checked with an attorney and that is why the city is  now doing a lease agreement.  Tim said the railroad is asking for railroad protective insurance and told  us it will be $10,000 a year and I told him no, then he came back with $1,200 a year and an additional  fees of $5,000 or $6,000 just to have this lease forever as long as we have this.    It starts as soon as the city signs the lease.  Tim said we hold off and see if we get the grant, but to apply  for the lease we spent $3,500 so if we say no, we have to reapply and we would have wasted that  money.  Tim said they have a 90 day deadline and the insurance could go up.  The lease will not go up.   Tim said if the city says no, we spend money redeveloping it again.    Tim recommends to move forward now and pass it and sign the lease and see if this year the grant gets  reinstated and in another year, we can walk away from it if we don’t get the grant.  The board asked if  city council has to pass.  Tim said yes, but it is a dollars and cents thing.  The board discussed the road  and how much area it covers. It effects the shared use trail and parking for the city.     Amy asked why the city can’t purchase the easement. Scott said they won’t do that.  Scott said a year is  a good idea then we can see if we get the grant back or work with the state to modify the grant.  Tim  said a lease was started two years ago and Laura applied for it and it was being negotiated at that time.   Scott said the city was not looking to improve it.  Deb said leave it as gravel then.  Scott said that is an  option.  Scott said with the grant we would want pavement.    The board asked about different options to save money, so the city doesn’t have to pay that money to  lease it.  Scott said the city can check into modifying it and see if it would be approved.  The state could  also take some money away from the grant.  Tim said the city already paid $3,500 and in six months we  have to apply again and wait 90 days.  Tim said we would have to get another lease approved and signed  and spending $9,000 six months from now.  Tim said if this passes now, we wait a year and look at  different options.  Tim said it makes more sense financially.     Motion to approve Lease Agreement of Railroad Property with OmniTrax made by Amy Cesich and  seconded by Dan Lane.  Unanimously approved.        Page 5 of 5    Reports:    Recreation  ‐  Preschool ended last week and there is a video online with pictures.  Shay said the year  was great.  Shay said registration has maybe five spots available in the morning classes.  Registration has  been great with Ready Set Go and so 18 of the 40 spots are already filled.     Basketball summer league is starting up, which is new this year and people are very happy about that.  It  was not even in the catalog and we got 78 people signed up.  Online registration was $1,000 on Saturday  only.  Shay said the city expanded a bit more in Montgomery area and have received a lot of non‐ resident calls.  Horse riding classes are full.  Shay said they are adding more of those, which is an exciting  addition this summer.    Adult softball leagues have started and the alcohol has been going well and we have not seen any issues  so far.  The Pepperoni Run went well.  The catalog went to 19,000 homes and the city has seen a great  response.  The businesses sponsored most of the catalog cost and it is working well.  Tim said expanding  to Plano and Montgomery, Newark and Millbrook has really helped us.    Tim asked for the board to attend the golf outing on May 29th.  Tim said it is not a big part of our budget  it is not to make money it is to have a fun day.  The Mayor and some elected officials are golfing.  June  3rd is the first cruise night and if the board can attend, it would be great. June 12th is music under the  stars.    Parks  ‐  Seasonal staff is beginning and getting help from Public Works.  The Cub Scouts mulched a park  for us in the rain.  It was great.  Staff got the batting cages at Bridge poured and in the next month get  they will get the poles and nets up.  Scott said the city paved the area in front of the garage at Bridge  ourselves.  The work is continuing on the south side building and it is getting close.      Scott said he hopes by mid‐June they will be in that building operating.  Scott said the Payton Run is June  6th and some staff assists on that.  Staff has been working hard on ball fields, cutting grass and keeping  soccer up.  The board discussed about putting gates in for the kayak course it help host more events.   Tim said the city is not bringing someone on board until the state decides on the state budget, so we  don’t have to lay someone off.      Scott said their parks and recreation departments work well together and cover each other as they   Need to.  They are functioning fine.       Additional Business:   None.       Adjournment:  There being no further business, the meeting was adjourned at 8:16 p.m.  Motion was  made by Amy Cesich and seconded by Matt Konecki.    Minutes Respectfully Submitted by:  Lisa Godwin  Minute Taker