Loading...
Park Board Minutes 2017 03-16-17APPROVED 5/18/17  Page 1 of 4  Yorkville Parks and Recreation Department  Special Park Board Meeting  Thursday, March 16, 2017  6:30 p.m.  Parks Maintenance Building  185 Wolf Street, Yorkville, IL    Call to Order:  Amy Cesich called the meeting to order at 6:30 p.m.    Roll Call: Deb Horaz ‐no; Mark Dilday – yes; Amy Cesich – yes; Dan Lane – yes; Gene Wilberg –  yes; Sash Dumanovic ‐ yes    Introduction of City Official and Staff:     Tim Evans – Director of Parks and Recreation  Scott Sleezer – Superintendent of Parks   Shay Remus – Superintendent of Recreation  Gary Golinski ‐ Mayor  Joel Frieders – Alderman  Chris Funkhouser – Alderman    Other Guests:   None.     Public Comment:  None.    Approval of Minutes:  The minutes from January 12, 2017 are approved. Motion by Dan Lane and  seconded by Gene Wilberg.     Bills Review:      Bill List – February 9, 2017 – Informational purposes.  Bill List – March 9, 2017 – Informational purposes.  Budget Report – Informational purposes.     Old Business:       Recreation Program Facility Discussion – Tim said the city is still gathering information. The city is  looking into opportunities, but it has been on the back burner while dealing with Riverfront Park issues.  Tim said there have been minor discussions about it, but nothing serious at this time. Tim said for the  next six months, the grants are the priority, which takes a lot of time.     Amy asked about the Riverfront Park issue and if it will be a community build when ready. Scott said  that is to be determined. Amy said that is still the number one question she gets is when will the  Riverfront Park be done. Tim said the city is still working with environmental consultants on it. Tim said  there is dirt getting removed and there will be a concrete barrier.    APPROVED 5/18/17  Page 2 of 4  Tim said there is a sitting area and the dirt will come out of there too with a concrete barrier.  The city  is  in the process of getting quotes and we are hoping to have something soon and we can go over it before  presenting it to city council. This will be $100,000‐$200,000 project when all said and done.     Joel stated that a small building is not worth it.  He said that the city needs to spend at least a million  dollars to make the building worth it. Joel said to get Bristol Bay done and Riverfront done and do a  building that will be worth it. Dan said he is glad to hear that.    Joel said that if something is going to be done, it will be done the right way. Amy said with a bigger  facility there are utilities and staff.  Amy said to start small and make it so it can be built onto.  Joel  talked about Beecher repairs and how much money that will cost.  The board discussed different  options, how much the building would cost, and location.        Riverfront Park and Bristol Bay Grant Update Discussion – Tim said the soil contamination investigation  is underway and being worked on. The fishing pier and kayak chute should be in by summer, even if the  playground is not done. Scott is hoping by October or November we can get the playground in. Tim said  on the east side of the Yak Shack there will be a floating dock without being in the channel and it can  lower your boat to the water.    The Mayor asked how long to get the contamination issue taken care of. Tim said 30‐45 days, then we  need city council approval. Gene asked about the contamination and is that something that could  continue. Tim said no one knows why it is there. Amy asked what the contamination is. Petroleum is one  of the biggest ones, but there are other things.     Tim said once the testing is complete, we will bring it back to park board with all the information and the  cost. The board discussed how the concrete barriers will be laid out and where things will be placed in  the park. The parks department will be very busy this summer.     Yak Shack License Extension – Tim said the lease and license ends at the end of this month. He is  offering $300.00 per month in rent and changes in insurance and doesn’t need to have workman’s  comp, since he is the only employee. He is looking for a reduction and Tim said compared to the other  rents he feels that this is a fair rent and he provides something that the city cannot provide.    Scott said he is an extra set of eyes and ears and he picks up bags of trash and addresses issues that  need addressed. Tim said he is a huge help with events. Scott said that he always promotes the city and  the facilities that we have. Tim said it would be a two year extension for $300.00 per month. Tim said  this will go to city council for approval. Motion to approve the Yak Shack License Extension motion made  by Sash Damonivic and seconded by Gene Wilberg. Unanimously approved.     New Business:     Pepsi Beverage Contract Extension – Tim said the city’s contract is up after five years. Steve said over  the past five years the relationship with Pepsi has gone really well.  There will be three coolers included  in the contract. There is $1500 a year in sponsorship funds and two dollars per case rebate. There will be  vending machines and we get 20% of that revenue and they service them for us. Steve recommends that  the city renew their contract with Pepsi.     APPROVED 5/18/17  Page 3 of 4  Amy asked is there ever complaints that the city doesn’t have coke products. Steve said that no he has  not seen it as an issue. Motion to approve the Pepsi Beverage Contract Extension. Motion made by Mark  Dilday and seconded by Gene Wilberg. Motion unanimously approved.     Bristol Bay Skate Park Design Options – Tim said that the city is at the point where the two community  forums have happened. Scott and Tim worked with EEI to design the skate park designs and the board  needs to pick one of the designs, so that the city can get this project going and up by the end of  summer. Tonight the board just needs to pick a design.     Scott said he recommends the first one in the packet. The board discussed the differences in the two  designs and the pros and cons. Tim said that we are looking to the board for their opinions too. Amy  asked about getting opinions from the kids that would use it, so that it is liked by the community. Amy  said that she wants to make sure that this will be utilized.     The board asked what age this is for. Scott said from 5 up and he said that several of the parks have  skate features where they can learn. Scott said that this should be pretty maintenance free since it is all  concrete. There will be no fence. There will be lighting in the area, but not specifically for the park, but it  is something that could be added later.     The board asked about helmets. Scott said that there will be signs up with suggestions of what they  should wear. Scott said if it is required, it has to be enforced. Chris asked about concrete that minimize  the graffiti effects, there is a new product of concrete to look into ‐there is a chemical built into that  when the sun hits it, it removes the debris on the surface.     The board discussed which of the two designs to use. The board asked if in the future, a bowl could be  added. Scott said yes. The board asked if there is a cost difference. Scott said no. The board discussed  the location of the skate park and where it will be located at Bristol Bay.     Reports:    Parks – Scott said it is a busy time of year.  We have been working on this building. Scott said that they  installed wood panels at Riverfront Park. The city was going to get rid of a utility truck that we made into  a water truck, which will be helpful. Staff has been going through schooling through the union hall and  we have been loaning out our newest employee Glen, who was an electrician before coming here. He is  helping at the library. Tim said the city has been using the library for some of our programming.     Our employees have learned about asphalt/paving, which will be helpful and a big savings.     Recreation  Our programs are exploding.  Preschool ‐ the three year old program is completely full for  next year. Shay said she thinks that the four year old morning is full too, which is a great sign. Youth  classes are going well and using the library for music classes has been great.     Basketball is over this coming weekend and onto soccer April 1st. We are able to split boys and girls now  that the numbers are up. There was 460 kids in basketball this year. Tim said that we are taking a no  tolerance stance on yelling at refs etc., so that we can keep the program going well. Soccer teams have  gone out and that has increased now to 345 kids.     APPROVED 5/18/17  Page 4 of 4  We added two new special events We love our grandparents and it was a great event doing crafts  together and pictures, so I think we will continue that. We are working on the catalog for the last week  of April first week of May. Shay said that she sold all four pages for ads in color and a full page of black  and white and they are all signed for a year, which brings in revenue. On April 8th will be the Bunny  breakfast ‐ if anyone wants to come out and help. Tim said that they have been meeting with the school  district and things are working out much better and we are communicating well.      Additional Business:   Dan said that Clark Park looks really nice.     Adjournment:  There being no further business, the meeting was adjourned at 7:46 p.m.  Motion by  Sash Damonovic  and seconded by Dan Lane. Meeting adjourned.      Minutes Respectfully Submitted by:  Lisa Godwin  Minute Taker